Sådan kan du styre data og gentage data i Word – hurtigt og effektivt med DocTools DocPropertyManager

DocTools DocPropertyManager er en add-in (tilføjelsesprogram), jeg har udviklet til Word for at gøre arbejdet med at styre, indsætte og gentage data i Word hurtigt og effektivt. Denne add-in indeholder effektive og tidsbesparende værktøjer, som du ikke finder andre steder. Nedenfor kan du læse lidt om DocTools DocPropertyManager og om, hvordan denne add-in kan hjælpe dig.

Hvis du ikke allerede kender til brugerdefinerede dokumentegenskaber og DocProperty-felter:
Jeg vil foreslå, at du læser artiklen Sådan kan du gentage tekst i Word – let, fejlfrit og konsistent, og at du ser videoen i den artikel for at forstå principperne i, hvordan det virker. I den artikel viser jeg, hvordan du kan bruge Words indbyggede funktionalitet til at oprette og redigere brugerdefinerede dokumentegenskaber, og hvordan de virker i sammenhæng med DocProperty-felter.

Jeg bruger selv DocTools DocPropertyManager mange gange hver dag. Add-in’en indgår også sammen med forskellige andre værktøjer i adskillige af de løsninger, jeg har udviklet til mine kunder.

DocProperty-felter brugt til at indsætte og gentage produktnavne og firmanavne
En tekst, hvor DocProperty-felter er brugt til at indsætte og gentage data i Word – her til navn på firma og produkt. Feltskygge er slået til, så alle felter i dokumentet vises med grå baggrund. Det gør det let at skelne felter fra almindelig tekst, mens man arbejder. Feltskygge vises kun på skærmen – ikke i udskrift.

Er DocTools DocPropertyManager relevant for dig?

Med DocTools DocPropertyManager kan du gøre alt, hvad du kan gøre ved hjælp af de indbyggede funktioner til at arbejde med brugerdefinerede dokumentegenskaber og DocProperty-felter i Word – plus meget mere.

DocTools DocPropertyManager gør det meget hurtigere at oprette og at redigere brugerdefinerede dokumentegenskaber end den indbyggede funktionalitet i Word. Add-in’en gør det samtidig meget hurtigere at indsætte og styre DocProperty-felter. Sidst i denne artikel kan du finde en sammenligning mellem features i DocTools DocPropertyManager og Words indbyggede funktionalitet.

Værktøjerne i DocTools DocPropertyManager er nyttige for både almindelige brugere og superbrugere, der er ansvarlige Word-skabeloner i en virksomhed.

Bemærk, at brugerdefinerede dokumentegenskaber og DocProperty-felter oprettet ved hjælp af DocTools DocPropertyManager vil virke på samme måde, som hvis de var oprettet ved hjælp af Words indbyggede funktionalitet. Derfor kan brugere, der ikke har DocTools DocPropertyManager installeret, arbejde med dine dokumenter, som de normalt ville gøre.

  • DocTools DocPropertyManager er til brug på PC og kan bruges i Word 2010, Word 2013 og Word 2016.
  • Hvis du skriver dokumenter, hvor du f.eks. har brug for at gentage data som kundenavne, firmanavne, adresser o.l. i dokumenter som f.eks. kontrakter, rapporter, tekniske specifikationer, brugermanualer og akademiske afhandlinger, er DocTools DocPropertyManager givetvis noget for dig.
  • Hvis du er ansvarlig for Word-skabeloner i en virksomhed, hvor der er brug for skabeloner til dokumenter som dem nævnt ovenfor, kan jeg anbefale at bruge løsningen med dokumentegenskaber og DocProperty-felter til diverse data i skabelonerne. Så skal brugerne blot tildele relevante værdier til egenskaberne i de dokumenter, de opretter. DocTools DocPropertyManager kan helt sikkert hjælpe dig til at spare masser af tid ved både oprettelse og vedligeholdelse af sådanne Word-skabeloner.
  • Gratis prøveversion – med fuld funktionalitet

Læs mere på wordaddins.com – Prøv DocTools DocPropertyManager gratis i 15 dage

Video – se DocTools DocPropertyManager i brug

I videoen nedenfor (2:41 min.) kan du se DocTools DocPropertyManager i brug. Videoen har forklaringer vist på engelsk.

Værktøjerne i DocTools DocPropertyManager er lette at bruge – spar tid med det samme

DocTools DocPropertyManager er let at bruge, og du kan starte brugen, så snart du har installeret add-in’en. Der er indbygget detaljeret hjælp og tips, så du kan få størst mulig nytte af add-in’en.

Via en indstilling i add-in’en kan du frit vælge, om skærmtekster, hjælp m.m. i DocTools DocPropertyManager skal vises på dansk eller engelsk. Du kan bruge add-in’en i alle sprogversioner af Word.

Værktøjerne i DocTools DocPropertyManager findes på en fane, DocTools, som bliver føjet til Båndet, evt. sammen med værktøjer fra andre DocTools add-ins. Se illustrationerne nedenfor.

Gruppen Dokumentegenskaber og DocProperty-felter på fanen DocTools

DANSK version: DocTools DocPropertyManager føjer gruppen Dokumentegenskaber og DocProperty-felter til fanen DocTools i Båndet.

 

Gruppen Document Properties and DocProperty Fields på fanen DocTools i Båndet.

ENGELSK version: DocTools DocPropertyManager føjer gruppen Document Properties and DocProperty Fields til fanen DocTools i Båndet.

Som du kan se, findes der en række værktøjer. Menuerne Importer/eksporter egenskaber og Hjælp/indstillinger indeholder begge flere funktioner.

Du kan finde en oversigt over alle funktioner på siden Manage document data in Word – custom document properties and DocProperty fields. Der finder du også en kort video, som viser add-in’en i brug.

Læs mere på wordaddins.com – Prøv DocTools DocPropertyManager gratis i 15 dage

Med kommandoerne Administrer egenskaber og Administrer DocProperty-felter kan du åbne to varianter af den samme dialogboks – det er dit kontrolcenter i arbejdet med brugerdefinerede dokumentegenskaber og DocProperty-felter. Se illustrationerne nedenfor:

DocTools DocPropertyManager - kontrolcenter - primære dialogbokse vist side om side.
Her er varianten Administrer DocProperty-felter og varianten Administrer egenskaber af dialogboksen vist ved siden af hinanden. Bemærk, at indholdet markeret med rød ramme og (1) er ens i de to varianter, mens knapperne nederst i dialogboksene, markeret med (2) og (3) er forskellige. Feltet (1) viser de dokumentegenskaber, der pt. findes i dokumentet. Hvis du klikker på knappen Mere>>, bliver dialogboksen bredere, og du kan da se både navn, værdi og type af alle egenskaberne.

Du kan skifte mellem varianterne af dialogboksen via feltet Administrer eller via kommandoerne i DocTools fanen. Dialogboksen ovenfor kan forblive åben, mens du arbejder. Du kan åbne den eller aktivere den ved hjælp af genvejen Ctrl+Shift+Y. Dialogboksen husker indstillingerne fra sidst, du havde den fremme på skærmen.

Dialogboks udvidet, så både navn, værdi og type af dokumentegenskab kan ses
Her er varianten Administrer egenskaber udvidet, så både navn, værdi og type af dokumentegenskab kan ses. I den udvidede version har varianten Administrer DocProperty-felter desuden knapper til at finde DocProperty-felter, der opfylder forskellige kriterier.

Med et klik på en knap kan du indsætte et DocProperty-felt, der viser værdien af den ønskede brugerdefinerede dokumentegenskab.

Læs mere på wordaddins.com – Prøv DocTools DocPropertyManager gratis i 15 dage

Sammenligning af features – DocTools DocPropertyManager versus Words indbyggede funktionalitet

Jeg vil ikke gennemgå al funktionalitet i DocTools DocPropertyManager her. Nedenfor har jeg i listet diverse features i kolonne 1. I kolonne 2 og 3 viser et flueben, om den pågældende feature er til rådighed i henholdsvis DocTools DocPropertyManager og i Words indbyggede funktionalitet. Som du kan se, byder DocTools DocPropertyManager på masser af nyttige features, som ikke findes i Words indbyggede funktionalitet.

Feature DocTools DocPropertyManager Words indbyggede funktionalitet
Tilføje/oprette brugerdefinerede dokumentegenskaber
Ændre værdien af brugerdefinerede dokumentegenskaber
Slette en enkelt brugerdefineret dokumentegenskab ad gangen
Omdøbe brugerdefinerede dokumentegenskaber
Indsæt linjeskift i værdien af brugerdefinerede dokumentegenskaber
Indsætte nye afsnit i værdien af brugerdefinerede dokumentegenskaber
Sortere brugerdefinerede dokumentegenskaber alfabetisk
Eksportere brugerdefinerede dokumentegenskaber til et separat dokument, der indeholder en oversigt over dem, og hvori du kan tilføje, redigere og slette dem i en tabel
Importere brugerdefinerede dokumentegenskaber fra andre Word-dokumenter
Hurtig indsættelse af et DocProperty-felt for en hvilken som helst brugerdefineret dokumentegenskab
Hurtigt finde DocProperty felter, der refererer til en specifik brugerdefineret dokumentegenskab
Hurtigt finde det næste DocProperty-felt i dokumentet
Hurtigt at finde ethvert DocProperty-felt med fejl
Automatisk opdatere DocProperty-felter, hvis navnet eller værdien af en brugerdefineret dokumentegenskab er blevet ændret
Automatisk tilføje manglende brugerdefinerede dokumentegenskaber, der er anvendt i DocProperty-felter i dokumentet
Hurtigt ændre værdierne for alle brugerdefinerede dokumentegenskaber, der er i brug i et eller flere DocProperty-felter i et dokument
Automatisk markere alle DocProperty-felter med fejl, der kommer af, at den relaterede egenskab ikke findes
Slette alle brugerdefinerede dokumentegenskaber i en enkelt operation – med mulighed for at bestemme, hvad de skal ske med DocProperty-felter i dokumentet
Dialogboksen kan ændres, så du kan se mange/få egenskaber ad gangen og se flere/færre typer oplysninger ad gangen
Dialogboksen husker størrelse, placering og sidst valgte egenskab
Filtrere listen over brugerdefinerede dokumentegenskaber, så du lynhurtigt kan finde og vælge den relevante egenskab
Dialogboksen viser oplysninger om, hvor mange DocProperty-felter, der bruger den valgte egenskab
Dialogboksen kan forblive åben, mens du arbejder – altid klar til at håndtere egenskaber og felter

Gratis prøveversion af DocTools DocPropertyManager

Hvis du gerne vil komme lettere om ved arbejdet med at styre data og gentage data i Word med dokumentegenskaber og DocProperty-felter, kan du prøve DocTools DocPropertyManager gratis i 15 dage:

Læs mere på wordaddins.com – Prøv DocTools DocPropertyManager gratis i 15 dage

Tags: , ,
>