Skabeloner i Word – grundlaget for alle dokumenter

Når du opretter et nyt dokument i Word, er det altid baseret på en Word-skabelon (i engelsk version: Word template). Hvis du ikke gør noget bevidst for at vælge en skabelon, er det den Word-skabelon, der hedder Normal.dot eller Normal.dotm, der anvendes. Skabelonen er i dot-format i Word 2003 og tidligere versioner og i dotm-format fra Word 2007.

På tilsvarende måde findes der bag alt, hvad du skriver i Word, en typografi (style), som bestemmer, hvordan teksten som udgangspunkt ser ud. Jeg har tidligere skrevet et par blog-artikler om det vigtige ved at anvende typografier bevidst. Du finder disse artikler her:




Lær at anvende typografier – DEL I

Lær at anvende typografier – DEL II

Når man opretter et dokument, ”arver” dokumentet alle typografier og sideopsætningen fra den tilknyttede Word-skabelon. Hvis skabelonen indeholder tekst eller andet, vil det også komme med i det nye dokument. En Word-skabelon kan desuden indeholde værktøjsliner, autotekster og makroer. Alt dette bliver ikke overført til dokumentet. Dog er det sådan, at et dokument bliver ved med at have et link til den Word-skabelon, det blev baseret på, medmindre du aktivt skifter om til en anden Word-skabelon. Et dokument har adgang til de makroer, autotekster og værktøjslinjer, der findes i den tilknyttede skabelon.

Man kan have lige så mange Word-skabeloner, man ønsker. Man kan således have Word-skabeloner til forskellige dokumenttyper. Skabelonen kan indeholde standardtekst m.m., så man ikke skal bruge tid på at lave de samme ting igen og igen. Det er både med til at spare tid og til at sikre konsistens.

Jeg ved af erfaring, at uhyggeligt mange virksomheder – både store og små, nye og gamle – kæmper med dårlige (eller måske manglende) skabeloner i Word. Det koster ekstremt meget spild af tid for brugerne, og det resulterer tit i nogle langt fra professionelt udseende dokumenter.

Gode Word-skabeloner sparer tid og signalerer kvalitet

Gode og gennemarbejdede Word-skabeloner er grundlaget for at skabe standardiserede, konsistente og professionelt udseende dokumenter på en effektiv måde.

Det er let at oprette en skabelon i Word, men det er ikke nødvendigvis helt let at lave en god Word-skabelon.

En genvej til gode Word-skabeloner

Hvis du/din virksomhed har brug for skabeloner og hvis du/I ikke selv har tiden til eller lysten til at kaste jer ud i arbejdet med at lave skabelonerne, har jeg udviklet en løsning, DocTools BasisSkabeloner, som gør det både let og økonomisk overkommeligt at få styr på virksomhedens basisdokumenter.

Word skabelon - forskellige designs

Forskellige designs til Word-skabeloner

DocTools BasisSkabeloner består af et sæt Word-skabeloner til brev, faktura, følgeskrivelse og tilbud plus en blank skabelon, der kan bruges til andre typer dokumenter. Hele sættet af Word-skabeloner bliver udviklet specielt til den enkelte virksomhed. Man kan vælge imellem en række basis-designs, og dertil kommer en lang række ekstra valgmuligheder. Alle designs er gennemarbejdet, så de giver et professionelt og pænt indtryk både på skærmen og i udskrift. Jeg har programmeret en forfærdelig masse, som hjælper mig med at sikre, at alt bliver lavet korrekt – i skabelonerne har jeg prøvet at tage højde for alt, så det hele også vil virke godt i praksis. Man vil ikke finde tilfældigt definerede typografier og den slags, der kan gøre livet besværligt for brugerne. Desuden kan man f.eks. være sikker på, at adressaten i et brev er placeret sådan, at teksten passer i en standard rudekuvert.

Her er direkte link til den side, hvor du finder al information om Word-skabelonerne:

Gå til info om DocTools BasisSkabeloner





9 kommentarer til “Skabeloner i Word – grundlaget for alle dokumenter”

  1. Pia siger:

    Hej Lene

    Fantastisk side du har her. Jeg har ledt rigtig mange steder med flg. spørgsmål og kan ikke rigtig finde noget svar, måske du kan hjælpe?
    Hvad koster det?

    Hvis jeg har oprettet en skabelon, så gemmer den sig altid i “mine skabeloner”, jeg vil meget gerne dele mine skabeloner med andre. Jeg har fundet ud af at oprette en mappe inde i “mine skabeloner” men jeg ville meget hellere oprette en mappe ude ved siden af “mine skabeloner” så der er en mappe der f.eks. hedder xxx skabeloner. Kan man det?
    Det er hvis jeg går i “filer” – “nyt”, så vil jeg gerne have en fælles mappe i roden, “tilgængelige skabeloner”. Håber det giver mening.

    Jeg har word 2010

    Mange hilsner Pia

    • Lene Fredborg siger:

      Hej Pia

      Her er en kortfattet (gratis) forklaring – håber den kan hjælpe dig på vej.

      Skabeloner kan gemmes hvor som helst, eller de kan kopieres/flyttes til et andet sted, f.eks. via Stifinder. De vil dog ikke på nogen helt nem måde kunne dukke op som ekstra valg direkte under Filer > Nyt. Men Word har en indbygget funktion til deling af skabeloner:

      Man kan via Word > Filer > Indstillinger > Avanceret > Filplaceringer (knap, som findes nederst i dialogboksen) definere en sti til en mappe med ”Arbejdsgruppeskabeloner”. Hvis stien til arbejdsgruppeskabeloner hos alle relevante brugere sættes til at pege på en mappe på et fælles drev på et netværk, vil alle disse brugere se skabelonerne i den mappe under fanen ”Personlige skabeloner”, når de vælger Filer > Ny > Mine skabeloner – dvs. sammen med skabeloner, som findes i den personlige mappe til brugerskabeloner (den mappe, hvor Normal.dotm ligger).

      En dag, når jeg kan finde tid til det, kan jeg skrive lidt mere udførlig information på bloggen.

  2. Hanne siger:

    Hej Lene

    Mange tak for en informationsrig blog 🙂

    Jeg har et lille spørgsmål omkring skabeloner. I vores firma har vi rigtig mange forskellige dokumenter som omhandler en bestemt maskine. Den har et navn, et nummer, et projektnummer, et kundenavn osv. For hver ny maskine skal disse informationer ændres i alle dokumenterne. Hvordan kan man gøre det mest enkelt? – uden at bruge søg og erstat (som ikke altid tager sidehoved/fod med i søgningen – heller ikke selvom de er valgt med). Jeg havde en ide om at bruge DocProperty, men kan ikke få vist mine custom valg på båndet. Jeg vil gerne ende med at skulle rette et sted og det så ripler ned igennem hele dokumentet. Har du en ide?

    • Hanne siger:

      Glemte lige at det er i word 2010

    • Lene Fredborg siger:

      Hej Hanne

      Til det formål ville jeg helt afgjort bruge brugerdefinerede egenskaber (custom document properties) og DocProperty-felter. Man kan f.eks. føje dialogboksen Egenskaber (Properties) til værktøjslinjen Hurtig adgang. Hvis der skal laves mange dokumenter og/eller hvis der er mange brugere, ville jeg bruge en mere automatiseret løsning (programmering) men det fører for vidt at dykke ned i det her. Jeg har bl.a. udviklet en add-in (tilføjelsesprogram), som generelt kan bruges til at oprette, redigere, indsætte, opdatere DocProperty-felter m.m.

      Om at føje en kommando til Hurtig adgang: Se fremgangsmåden beskrevet i “Sådan kan du føje en Word-kommando til værktøjslinjen Hurtig adgang (QAT)”,
      https://www.thedoctools.com/wordtips/ekstra-kommandoer-i-hurtig-adgang
      Kommandoen, du skal finde, hedder “Avancerede dokumentegenskaber” (Advanced Document Properties hvis engelsk version).

  3. Hanne siger:

    Tusind tak for hjælpen 🙂

    Et tillægsspørgsmål: kan man få vist custom document properties på samme måde som Document Properties, så man kan have den ovenfor dokumentet og let overskue og rette i dem?

    • Lene Fredborg siger:

      Nej, det kan man ikke. Man kan se dem og rette dem i dialogboksen Egenskaber > fanen Brugerdefineret (Properties > Custom). Hvis det skal være smaretere, skal der progammerede løsninger til.

  4. Karin Sibani siger:

    Jeg kan ikke finde ud af at få lavet en standardside i word 2013. Jeg har brug for at få et billede lagt ind som baggrund på alle sider. Håber at du har et hint til det.

    • Lene Fredborg siger:

      Du skal indsætte billedet i sidehoved eller sidefod.
      Sæt ombrydning af billedet til Bag ved tekst (kan vælges via højreklik på billede > Ombryd tekst). På den måde kan du placere billedet der, hvor du ønsker det, og du kan ændre størrelsen som ønsket. Tekst/indhold i selve dokumentet vil “ligge oven på” billedet. Du bør ikke lade billedet gå til kant på siden, da alm. printere ikke kan printe til kant.
      Hvis et dokument er opdelt i flere sektioner, kan du have brug for at håndtere sektionerne enkeltvis – afhænger af indstillingen for Sammenkæd med forrige. Sidehoved og sidefod knytter sig til sektioner. Et dokument uden indsatte sektionsskift består af én sektion – men der er reelt mulighed for op til 3 forskellige sidehoveder og 3 forskellige sidefødder i hver sektion: første side (hvis den er sat til at være speciel), ulige sider og lige sider – afhænger af indstillinger for den enkelte sektion i dialogboksen Sideopsætning > fanen Layout.

Skriv kommentar


Subscribe to our mailing list

* indicates required E-mail * Navn *