Indeks med opslagsord, der virker som hyperlinks

På baggrund af et konkret spørgsmål fra en bruger forklarer jeg i denne artikel, hvordan man i Word kan bære sig ad med at lave et indeks, hvor opslagsordene virker som hyperlinks, så man kan hoppe direkte fra indekset til det anviste sted. Det kan ikke direkte lade sig gøre i Word, men der er forskellige muligheder for at opnå noget, der kan fungere fornuftigt.

I det aktuelle eksempel er dokumentet en håndbog med forklaring på en lang række emner, der er ordnet alfabetisk. Det ønskede indeks skal liste alle emnerne. Hidtil har brugeren lavet et regulært indeks og efterfølgende manuelt oprettet hyperlinks. Det er en omstændelig sag i sig selv, og da alle tilpasningerne forsvinder, hver gang indekset opdateres, er det absolut ikke nogen praktisk løsning.

Et indeks er kendetegnet ved, at det er ordnet alfabetisk, mens en indholdsfortegnelse (table of contents) er ordnet kronologisk, dvs. at den lister overskrifter eller andet i den rækkefølge, de forekommer i dokumentet.

Når indholdet i et dokument – som i eksemplet her – netop er sorteret alfabetisk i forhold til opslagsordene, kan tricket bestå i at benytte en indholdsfortegnelse i stedet for et indeks. I en indholdsfortegnelse kan man nemlig automatisk få hyperlink-funktion. Det kræver dog lige, at man ved, hvordan man får en sådan indholdsfortegnelse til at gøre noget andet end at liste overskrifter.

Nedenfor finder du to forskellige løsninger, som begge udnytter Words funktionalitet til indholdsfortegnelse. I forklaringerne har jeg omtalt ”opslagsord” i ental, men metoderne kan bruges til at hente hele sætninger til indholdsfortegnelsen, hvis du ønsker det.

Mulighed 1 – opret en speciel afsnitstypografi og anvend den til opslagsordene i dit indeks

Hvis opslagsordene, som i det aktuelle eksempel, alle står først i et afsnit, kan man vælge at gøre sådan:

  1. Opret en afsnitstypografi. Navngiv den f.eks. Opslagsord (det navn har jeg brugt i det følgende). Definer typografien præcis, som du vil have dine opslagsord til at se ud. Du kan f.eks. lave skriften fed eller vælge en farve, der afviger fra den øvrige tekst.
  2. Følg nu punkt 2a eller 2b:
    1. Hvis du kan acceptere, at dine ”opslagsord” i selve teksten står i deres eget afsnit, kan du taste Enter efter hvert opslagsord. Anvend nu typografien Opslagsord på alle de afsnit, der indeholder et opslagsord. Du må ikke anvende typografien på andre afsnit end opslagsordene.
Figur 1. Opslagsord med speciel typografi og i selvstændigt afsnit.
Figur 1. Opslagsord med speciel typografi og i selvstændigt afsnit.

 

  1. Hvis du ikke kan acceptere, at dine ”opslagsord” i selve teksten står i deres eget afsnit, og hvis du har Word 2002 eller senere, kan du udnytte en såkaldt typografiseparator (style separator). En typografiseparator giver mulighed for at anvende to forskellige afsnitstypografier i samme afsnit. Se nedenfor.

Sådan bruger du typografisaparatorer

  1. Placer markøren efter opslagordet i teksten og tast Enter, så opslagsordet/ordene står i et selvstændigt afsnit.
  2. Klik i afsnittet med opslagsordet og anvend typografien Opslagsord på afsnittet. Tast Alt+Ctrl+Enter for at indsætte en typografiseparator (den ser ud som et afsnitstegn med en stiplet ramme omkring, når formateringsmærker er vist). Nu vil det efterfølgende afsnit rykke op i forlængelse af opslagsordet. Sørg for, at resten af afsnittet er formateret med den ønskede typografi, som ikke må være Opslagsord.
Figur 2. Opslagsord med speciel typografi og med typografiseparator efter.
Figur 2. Opslagsord med speciel typografi og med typografiseparator efter.

 

Når du på den måde har fået alle opslagsord formateret med typografien Opslagsord, kan du oprette din indholdsfortegnelse. En indholdsfortegnelse er et felt af typen TOC, og i denne sammenhæng er det letteste faktisk at oprette TOC-feltet manuelt. Se nedenfor:

Sådan laver du manuelt en indholdsfortegnelse (et TOC-felt)

  1. Placer markøren i et tomt afsnit på det sted, hvor indholdsfortegnelsen skal være. Skriv evt. en overskrift ovenover.
  2. Tast Ctrl+F9 for at indsætte et sæt feltklammer (ser ud som tuborgklammer, men du kan ikke skrive dem med alm. tegn).
  3. Skriv nu mellem klammerne:

TOC \h \z \t ”Opslagsord;1”

Feltet ser nu sådan ud:

{ TOC \h \z \t ”Opslagsord;1” }

Hvis du har kaldt din typografi noget andet end Opslagsord, skal du bruge det navn i stedet. 1-tallet efter semikolon betyder, at alle afsnit med typografien Opslagsord i indholdsfortegnelsen bliver formateret med typografien Indholdsfortegnelse 1 (TOC 1 i engelsk version). Du kan tilpasse denne typografi, så den ser ud, som du ønsker.

\h bevirker, at henvisningerne i indholdsfortegnelsen virker som hyperlinks.

\z skjuler sidetal i indholdsfortegnelsen i Weblayoutvisning.

\t bevirker, at indholdsfortegnelsen kan hente tekst med andre typografier end Overskrift 1-9 (Heading 1-9), og det er der jo brug for i dette eksempel.

  1. Tast F9 for at opdatere TOC-feltet.

Nu skulle din indholdsfortegnelse gerne vise sig med alle dine opslagsord.

Mulighed 2 – Udnyt TC-felter

Hvis opslagsordene, der skal overføres til indholdsfortegnelsen, ikke – som i det beskrevne eksempel – står først i et afsnit, kan man udnytte en speciel type felter, nemlig TC. Du kan bruge TC-felter til at ”gemme” ord/formuleringer, som du vil have med i indholdsfortegnelsen. Du kan dog også bruge TC-felter, selv om opslagsordene står forrest i afsnittene, men så er metoderne beskrevet ovenfor nok hurtigere at bruge.

Gør sådan:

  1. Gå til det sted i dokumentet, hvor du vil kunne pege hen fra indholdsfortegnelsen (i dette eksempel et opslagsord).
  2. Tast Ctrl+F9 for at indsætte et sæt feltklammer (ser ud som tuborgklammer, men du kan ikke skrive dem med alm. tegn).
  3. Skriv mellem klammerne følgende:

TC ”her skal stå det, der skal vises i indholdsfortegnelsen”

Du skal altså mellem citationstegnene skrive den tekst, du vil have vist i indholdsfortegnelsen. Det kan være et enkelt ord eller en hel sætning.

Figur 3. Opslagsord med TC-felt efter. Her er teksten i TC-feltet den samme som selve opslagsordet, men du kan skrive præcis, hvad du ønsker, i et TC-felt.
Figur 3. Opslagsord med TC-felt efter. Her er teksten i TC-feltet den samme som selve opslagsordet, men du kan skrive præcis, hvad du ønsker, i et TC-felt.

 

Indsæt et sådant TC-felt ved alle de opslagsord, du vil have med i indholdsfortegnelsen.

Det var første skridt på vejen. Nu skal du have lavet en indholdsfortegnelse, som viser alle de ord/tekster, du har skrevet i dine TC-felter.

Følg vejledningen “Sådan laver du manuelt en indholdsfortegnelse (et TOC-felt)” ovenfor. Dog skal koden i dit TOC-felt nu se sådan ud:

{ TOC \f \h \z }

\f bevirker, at TC-felter kommer med i indholdsfortegnelsen.

Andre muligheder

Det vil være muligt at programmere en makro, som konverterer alle indgange i et egentligt indeks til hyperlinks, som hopper til det relevante sted. Det er imidlertid ikke nogen fuldstændig triviel sag – og den mulighed vil jeg ikke uddybe nærmere her. Fremgangsmåderne med brugen af indholdsfortegnelser, som jeg har beskrevet ovenfor, vil sikkert kunne løse problemet i mange tilfælde.

Da et dokument kan indeholde alle de indholdsfortegnelser, du ønsker, kan du f.eks. godt lave en ”normal” indholdsfortegnelse, som lister overskrifter i dit dokument, mens en anden indholdsfortegnelse er lavet som ”hyperlink-indeks” via en af metoderne ovenfor.

Relaterede links

Du kan læse mere om typografiseparator (style separator) sidst i denne artikel:
http://support.microsoft.com/kb/285050

Andre artikler, som måske kan have din interesse

Tags: , , , ,