En stor del af de dokumenter, der oprettes i Word, skal udskrives på et eller andet tidspunkt. Hvis man råder over en printer med flere papirbakker, kan det være nyttigt at kunne styre, hvilken papirbakke, der skal benyttes.
Hvis man f.eks. benytter fortrykt brevpapir med logo og evt. firmaadresse, skal dette papir måske kun benyttes til første side, mens blankt papir skal benyttes til de øvrige sider.
Der er to dialogbokse i Word, hvori indstillingerne for papirkilde (paper source) kan defineres, nemlig i dialogboksen Sideopsætning (Page Setup) og i dialogboksen Udskriv (Print).
I Word 2007 og nyere versioner af Word finder du dialogboksen Sideopsætning sådan: fanen Sidelayout > klik på pilen nederst til højre i gruppen Sideopsætning.
I Word 2003 og tidligere versioner finder du indstillingerne af papirkilde sådan: Filer > Sideopsætning > fanen Papir (File > Page Setup > fanen Paper).
Den hurtigste måde at komme til indstillingerne for Udskriv: tast Ctrl+P for at åbne dialogboksen Udskriv. Klik på knappen Egenskaber for at få adgang til indstillinger af papirkilde (se illustrationen nedenfor).
Hvad er forskellen på effekten af valg i Sideopsætning og i Udskriv?
Det er vigtigt at forstå forskellen på effekten af valg i Sideopsætning og Udskriv. Principperne er sådan:
- Hvis du i et dokument vælger en anden papirkilde i dialogboksen Sideopsætning (Page Setup), ændrer du udelukkende indstillingen for lige netop det aktive dokument.
- Hvis du i et dokument ændrer valg af papirkilde i dialogboksen Udskriv (Print), ændrer du standardindstillingen for alle Word-dokumenter, du selv udskriver, og altså ikke kun det aktive dokument. De indstillinger, du har til rådighed, afhænger af den valgte printer.
Hvilken indstilling for udskrivning vinder, hvis de to indstillinger ikke stemmer overens?
Hvis dialogboksen Sideopsætning har en anden indstilling af papirkilden end dialogboksen Udskriv, vil indstillingen i Sideopsætning vinde, og Word vil dermed bruge indstillingerne derfra.
Hvordan kan mulighederne for indstilling af udskrivning udnyttes?
Som jeg har beskrevet i artiklen ”Hvad arver et Word-dokument fra den tilknyttede skabelon?” arver et dokument meget fra den skabelon (template), der benyttes, når dokumentet oprettes.
Indstillingerne fra dialogboksen Sideopsætning hører til denne arv, og det kan man have stor nytte af. Hvis man f.eks. i breve ønsker at udskrive side 1 på fortrykt papir og side 2 ff. på blankt papir, kan man således sørge for, at den eller de anvendte printere altid har de to typer papir placeret i bestemte bakker. I brevskabeloner kan man så i dialogboksen Sideopsætning knytte de ønskede papirbakker til første side og øvrige sider. Så vil alle breve, som benytter den pågældende skabelon, automatisk være indstillet korrekt.
Andre skabeloner kan være indstillet anderledes. Alt i alt kan man på den måde spare tid og lette arbejdet for slutbrugerne – og sandsynligvis spare papir, fordi risikoen for at udskrive på det forkerte papir på den måde formindskes.
