Håndtering af Word-skabelonen Normal.dotm i virksomheder

Denne artikel bygger videre på artiklen Om Word-skabelonen Normal.dot eller Normal.dotm. Jeg vil i denne artikel beskrive nogle forhold omkring Normal.dotm, som er vigtige at forstå i relation til brugen af Word i virksomheder.

I Word 2003 og tidligere versioner af Word hed skabelonen Normal.dot.

Normal.dotm kan ikke deles mellem flere brugere

Normal.dotm er designet til at indeholde personlige indstillinger. Skabelonen kan derfor ikke deles mellem flere brugere. Jeg har set flere eksempler på opsætning hos virksomheder, hvor Brugerskabelon-mappen var defineret som en fælles mappe på en server. Det dur ikke. Hver bruger skal have sin egen, helt personlige Normal.dotm.

Nogle grunde til, at det ikke er nogen god idé at overskrive brugernes Normal.dotm med en ny version, f.eks. ved login

Jeg har set flere eksempler, hvor der i virksomheder har været lavet opsætninger, som bevirker, at alle brugeres Normal.dotm bevidst bliver overskrevet, f.eks. ved hvert login. Det er en meget dårlig løsning.

Normal.dotm bør være brugerens ejendom.

Som bruger kan man effektivisere arbejdet i Word ved at ændre indstillinger, lave sine egne tastaturgenveje, optage/skrive makroer, oprette Autotekster m.m. Da disse tilpasninger som udgangspunkt gemmes i brugerens Normal.dotm, mistes tilpasningerne, hvis skabelonen overskrives med en anden version.

Ud over de nævnte tilpasninger vil alle tilføjelser til Autokorrektur, der er gemt med formatering, være gemt i brugerens Normal.dotm. Det betyder, at brugeren også vil miste sådanne Autokorrekturelementer.

Det kan godt være en idé at sørge for, at alle brugeres Normal.dotm har typografier og sideopsætning, der svarer til de typografier og opsætninger, der benyttes i virksomhedens dokumenter i almindelighed.

Optimalt bør alle dokumenter i en virksomhed oprettes på basis af gennemarbejdede Word-skabeloner, som er designet til de relevante formål (brev, notat, referat, tilbud, rapport osv.). Hvis det alligevel skulle ske, at brugere opretter dokumenter, som er baseret på Normal.dotm, vil forholdsreglerne med at sørge for, at typografier og sideopsætning i Normal.dotm er tilpasset, hjælpe på det.

Tags: , , , ,