Håndtering af Word-skabelonen Normal.dot / Normal.dotm i virksomheder

Denne artikel bygger videre på artiklen Om Word-skabelonen Normal.dot eller Normal.dotm. Jeg vil i denne artikel beskrive nogle forhold omkring Normal.dot / Normal.dotm, som er vigtige at forstå i relation til brugen af Word i virksomheder.

Normal.dot / Normal.dotm kan ikke deles mellem flere brugere

Normal.dot / Normal.dotm er designet til at indeholde personlige indstillinger. Skabelonen kan derfor ikke deles mellem flere brugere. Jeg har set flere eksempler på opsætning hos virksomheder, hvor Brugerskabelon-mappen var defineret som en fælles mappe på en server. Det dur ikke. Hver bruger skal have sin egen, helt personlige Normal.dot / Normal.dotm.

Dette er også fremhævet af Microsoft i følgende artikel:

http://support.microsoft.com/kb/811468/da

Nogle grunde til, at det ikke er nogen god idé at overskrive brugernes Normal.dot / Normal.dotm med en ny version, f.eks. ved login

Jeg har set flere eksempler, hvor der i virksomheder har været lavet opsætninger, som bevirker, at alle brugeres Normal.dot / Normal.dotm bevidst bliver overskrevet, f.eks. ved hver login. Det er en meget dårlig løsning.

Normal.dot / Normal.dotm bør være brugerens ejendom. Som bruger kan man effektivisere arbejdet i Word ved at ændre indstillinger, lave sine egne tastaturgenveje, optage/skrive makroer, oprette Autotekster, tilpasse værktøjslinjer m.m. Da disse tilpasninger som udgangspunkt gemmes i brugerens Normal.dot / Normal.dotm, mistes tilpasningerne, hvis skabelonen overskrives med en anden version. Ud over de nævnte tilpasninger vil alle tilføjelser til Autokorrektur, der er gemt med formatering, være gemt i brugerens Normal.dot / Normal.dotm. Det betyder, at brugeren også vil miste sådanne Autokorrekturelementer.

Det kan godt være en idé at sørge for, at alle brugeres Normal.dot / Normal.dotm har typografier og sideopsætning, der svarer til de typografier og opsætninger, der benyttes i virksomhedens dokumenter i almindelighed. Optimalt bør alle dokumenter i en virksomhed oprettes på basis af gennemarbejdede Word-skabeloner, som er designet til de relevante formål (brev, notat, referat, tilbud, rapport osv.). Hvis det alligevel skulle ske, at brugere opretter dokumenter, som er baseret på Normal.dot / Normal.dotm, vil forholdsreglerne med at sørge for, at typografier og sideopsætning er tilpasset, hjælpe på det.

Tags: , , , ,
  • Hej Det nævnes at man kan tilpasse typografi og sideopsætning for hele virksomheden. hvordan gør man det?

    [Fjernet afsnit, som var kopieret fra selve artiklen ovenfor/Lene Fredborg]

    • Hej Paul
      Det fører for vidt at forsøge at beskrive det her. Et er at sørge for, at Normal.dotm passer til virksomhededens generelle design mht. Word-dokumenter – men man bør have et sæt skabeloner, som er specifickt lavet til de dokumenttyper, der er behov for. Der vil være mange muligheder for løsninger. Hvad der vil være mest hensigtsmæssigt afhænger af mange forhold. Du er velkommen til at kontakte mig, hvis I ønsker hjælp til jeres skabeloner.

      NB Jeg har slettet det afsnit fra dit spørgsmål, som du havde kopieret fra selve artiklen (ønsker ikke dobbelt forekomst af indhold).

      Venlig hilsen
      Lene Fredborg

  • >