Håndtering af Word-skabelonen Normal.dot / Normal.dotm i virksomheder

Denne artikel bygger videre på artiklen Om Word-skabelonen Normal.dot eller Normal.dotm. Jeg vil i denne artikel beskrive nogle forhold omkring Normal.dot / Normal.dotm, som er vigtige at forstå i relation til brugen af Word i virksomheder.

Normal.dot / Normal.dotm kan ikke deles mellem flere brugere

Normal.dot / Normal.dotm er designet til at indeholde personlige indstillinger. Skabelonen kan derfor ikke deles mellem flere brugere. Jeg har set flere eksempler på opsætning hos virksomheder, hvor Brugerskabelon-mappen var defineret som en fælles mappe på en server. Det dur ikke. Hver bruger skal have sin egen, helt personlige Normal.dot / Normal.dotm.




Dette er også fremhævet af Microsoft i følgende artikel:

http://support.microsoft.com/kb/811468/da

Nogle grunde til, at det ikke er nogen god idé at overskrive brugernes Normal.dot / Normal.dotm med en ny version, f.eks. ved login

Jeg har set flere eksempler, hvor der i virksomheder har været lavet opsætninger, som bevirker, at alle brugeres Normal.dot / Normal.dotm bevidst bliver overskrevet, f.eks. ved hver login. Det er en meget dårlig løsning.

Normal.dot / Normal.dotm bør være brugerens ejendom. Som bruger kan man effektivisere arbejdet i Word ved at ændre indstillinger, lave sine egne tastaturgenveje, optage/skrive makroer, oprette Autotekster, tilpasse værktøjslinjer m.m. Da disse tilpasninger som udgangspunkt gemmes i brugerens Normal.dot / Normal.dotm, mistes tilpasningerne, hvis skabelonen overskrives med en anden version. Ud over de nævnte tilpasninger vil alle tilføjelser til Autokorrektur, der er gemt med formatering, være gemt i brugerens Normal.dot / Normal.dotm. Det betyder, at brugeren også vil miste sådanne Autokorrekturelementer.

Det kan godt være en idé at sørge for, at alle brugeres Normal.dot / Normal.dotm har typografier og sideopsætning, der svarer til de typografier og opsætninger, der benyttes i virksomhedens dokumenter i almindelighed. Optimalt bør alle dokumenter i en virksomhed oprettes på basis af gennemarbejdede Word-skabeloner, som er designet til de relevante formål (brev, notat, referat, tilbud, rapport osv.). Hvis det alligevel skulle ske, at brugere opretter dokumenter, som er baseret på Normal.dot / Normal.dotm, vil forholdsreglerne med at sørge for, at typografier og sideopsætning er tilpasset, hjælpe på det.





Skriv kommentar


Subscribe to our mailing list

* indicates required E-mail * Navn *