Hold afsnit sammen med næste, hvis afsnittet slutter med kolon – makro klar til brug

Som led i formateringen af dokumenter bør du tage højde for, at ombrydningen af sider (engelsk: pagination) bliver i orden. Der bør f.eks. aldrig stå en overskrift som det sidste afsnit på en side. Når jeg skriver i Word, sørger jeg normalt også for, at alle afsnit, der slutter med et kolon, står på samme side som det efterfølgende afsnit.

I dialogboksen Afsnit (Paragraph) finder på fanen Linje- og sideskift (Line and Page Breaks) flere indstillinger, som er med til at styre sideombrydningen. En af disse indstillinger er Hold sammen med næste (Keep with next). Se illustrationen nedenfor.




Hold afsnit sammen med næste afsnit.

Hold afsnit sammen med næste afsnit.

 

Hvis du slår Hold sammen med næste til for et afsnit, vil Word tvinge afsnittet til at følge med det næste afsnit, så de to afsnit er på samme side – hvis det sidste af de to afsnit rykker til næste side, følger det første med. For overskrifter kan du let styre det ved at sørge for, at indstillingen Hold sammen med næste er slået til i selve definitionen af overskriftstypografien. Så vil indstillingen automatisk virke for alle afsnit skrevet med den pågældende typografi. Som standard er indstillingen da også slået til i typografierne Overskrift 1-9 (Heading 1-9).

Hvis du har vist formateringsmærker (Ctrl+Shift+8), kan du se en lille sort firkant i margenen ud for et afsnit, hvis Hold sammen med næste er slået til. Det samme gælder, hvis Hold linjer sammen (Keep lines together), Sideskift før (Page break before) eller Skjul linjenumre (Suppress line numbers) er slået til.

Hold sammen med næste kan også bruges på afsnit, der slutter med kolon, så sådanne afsnit automatisk holdes sammen med næste afsnit. Da du kan have brugt typografier, som ikke generelt skal holdes sammen med næste, dur det ikke her at sætte indstillingen på selve typografien. Du kan i stedet manuelt sætte indstillingen på kolon-afsnittene enkeltvis.

Der er dog en lettere metode. Jeg har lavet en makro (programmering), som gør arbejdet for dig på et øjeblik, uanset hvor omfattende dit dokument er. Du finder makroen på følgende side under mit website, www.thedoctools.com:

https://www.thedoctools.com/index.php?show=mt_keep_with_next_if_colon_at_end_of_paragraph&lang=us

Eksempel – behandling af 10.000 afsnit på mindre end 3 sekunder

Jeg lavede lige en lille test. Jeg lavede et dokument på ca. 6000 sider med næsten 10.000 afsnit. Det tog mindre end 3 sekunder for makroen at gennemgå hele dokumentet og sætte indstillingen på 3.900 afsnit, der sluttede med kolon. Dette er blot et eksempel på, hvor store tidsbesparelser der kan være ved at tænke i automatisering i forhold til opgaver i Word.





Skriv kommentar


Subscribe to our mailing list

* indicates required E-mail * Navn *