Krydshenvisninger i Word – sådan kan du ændre formateringen af krydshenvisninger

I Word kan du via dialogboksen Krydshenvisning (Cross-reference) indsætte krydshenvisninger til overskrifter, nummererede afsnit, figurer, tabeller, bogmærker, fodnoter, slutnoter og ligninger.

Dialogboksen Krydshenvisning

Dialogboksen Krydshenvisning

Forskellige typer felter til krydshenvisninger

Krydshenvisninger bliver indsat som felter af typen REF, PAGEREF eller NOTEREF. Krydshenvisninger til tekst er af typen REF, mens krydshenvisninger til sidetal er af typen PAGEREF. Krydshenvisninger til fodnoter og slutnoter er af typen NOTEREF.




Som udgangspunkt gælder, at teksten i en krydshenvisning står med store og små bogstaver nøjagtig som i den tekst, der henvises til (i det følgende kaldt ”originalteksten”).

Der kan være tilfælde, hvor du gerne vil have en krydshenvisning til at stå anderledes end originalteksten. For at opnå det, skal du ændre på koden i selve REF-feltet.

Eksempel

Dit dokument indeholder illustrationer med billedtekster (captions), som du ønsker at lave krydshenvisninger til. Dine billedtekster starter med betegnelsen (label) ”FIGUR” skrevet med store bogstaver som her. I krydshenvisningerne ønsker du, at der skal stå ”Figur” og ikke ”FIGUR”. For at opnå det, skal du tilføje formatparametre (switches) til REF-feltet.

Gør sådan

  1. Indsæt krydshenvisningen til figuren via dialogboksen Krydshenvisning. Det indsatte felt viser f.eks. teksten sådan:

FIGUR 4

  1. Klik i det indsatte felt og tast Shift+F9 for at få vist feltets kode. Det ser nu ca. sådan ud:

{ REF _Ref235984595 \h }

”_Ref235984595” i feltkoden er navnet på et bogmærke, som Word automatisk har indsat omkring den originaltekst, du har henvist til.

”\h” er en parameter (switch), som betyder, at feltet virker som et hyperlink.

  1. Indtast nu ”\* Lower \* FirstCap” (uden citationstegn), så feltkoden ser sådan ud:

{ REF _Ref235984595 \* Lower \* FirstCap \h }

  1. Mens markøren er i feltet, tast Shift+F9 for at få vist feltresultatet. Tast F9 for at opdatere feltet.

Nu skulle dit felt vise teksten sådan:
Figur 4

BEMÆRK

”Lower” og ”FirstCap” er formatparametre. Der skal være et mellemrum efter \*. Hvis dit felt indeholder parameteren \h som i dette eksempel, skal \h stå efter de indsatte formatparametre. Du kan muligvis udelade formatparameteren ”\* Lower”, men i nogle tilfælde har ”\* FirstCap” ikke virkning, hvis den står alene, og hvis originalteksten er med store bogstaver. Hvis du vil have alle bogstaver med småt, skal du kun indsætte ”\* Lower”.

Ovenstående er blot et eksempel på, hvordan du ved hjælp af formatparametre kan ændre formateringen af felter. Ud over \* Lower og \* FirstCap er der følgende formatparametre:

\* Caps – bevirker, at hvert ord i feltet begynder med stort

\* Upper – ændrer alle bogstaver i feltet til store bogstaver

Forskellige typer felter har forskellige parametre. Du kan finde mere information om REF-feltet i Word’s hjælp om feltet REF eller via følgende link:

Field codes: Ref field

Hvad kan du gøre, hvis du laver mange krydshenvisninger, du skal ændre?

Du kan søge efter felter af typen REF: Tast Alt+F9 for at vise feltkoder i alle felter. Åbn Søg og Erstat (Ctrl+H). Tast ”^19 ref” (uden citationstegn) i søgefeltet. Brug søgeknapperne.

Du kan evt. gemme ”\* Lower \* FirstCap” (eller andre relevante formatparametre) som Autokorrektur med et kort navn, som du let kan huske. Så du blot skal taste det korte navn for at indsætte formatparametrene i feltkoden.

Sådan kan du komme lettere om ved arbejdet med krydshenvisninger i Word
Hvis du arbejder med dokumenter med mange krydshenvisninger som f.eks. kontrakter, rapporter, afhandlinger eller brugerdokumentation, vil jeg foreslå dig at tjekke DocTools CrossReferenceManager – en add-in til Word, jeg har udviklet for at gøre arbejdet med krydshenvisninger meget lettere. DocTools CrossReferenceManager hjælper dig også med at undgå, at der opstår fejl i krydshenvisninger og med automatisk at finde og rette eventuelle fejl, som allerede er opstået. Læs mere om DocTools CrossReferenceManager og hent en gratis prøveversion.





8 kommentarer til “Krydshenvisninger i Word – sådan kan du ændre formateringen af krydshenvisninger”

  1. Theresa Færch siger:

    Hej Lene,

    Jeg er super glad for din blog – har indtil videre kunnet finde svar på alle mine spørgsmål. Dog virker linket til Office’s hjemmeside ikke, og jeg ved ikke helt hvad jeg skal søge på.

    Mit problem drejer sig om at mine figur- og tabel-billedtekster er blå (som de skal være), men i brødteksten når jeg krydshenviser til dem bliver de også blå selvom jeg retter det til sort. Jeg har en mistanke om at jeg kan finde svaret i det ovenstående – men hvad skal jeg gøre?

    Tusind tak for en god blog – håber du kan hjælpe 🙂

    • Lene Fredborg siger:

      Hej Theresa

      Jeg er glad for at høre, at du har nytte af min blog.

      Microsoft har tilsyneladende ændret adressen på den information, jeg linkede til. Det sker desværre oftest, uden at den tidligere adresse bliver dirigeret videre til den nye. Jeg har nu udskiftet linket med to nye links til henholdsvis dansk og engelsk information om REF-felter (de skulle føre til rette steder, indtil Microsoft igen flytter om på sagerne).

      Svaret på dit problem kan du dog ikke finde i artiklerne om REF-felter. Ud fra din beskrivelse skyldes dit problem næsten helt sikkert, at du har tilføjet den blå farve til billedteksterne som direkte formatering, dvs. du har markeret teksten og ændret til blå. Direkte formatering nedarves til REF-felter. Du skal i stedet tilrette selve den typografi, der bruges til billedteksterne, så farven er defineret i typografien. Så kan du få dine REF-felter, som du ønsker dem.

      Lene Fredborg

  2. Bent Højgaard siger:

    Hej
    Jeg har fået det problem at jeg ikke kan se dialogboksen for krydshenvisning. Når jeg indsætter en krydshenvisning, så kan jeg ved at blade i med ALT-TAB se at den ligger bagved, men jeg kan ikke vælge den. Håber at du har et godt forslag til løsning?
    mvh
    Bent

    • Lene Fredborg siger:

      Kommer dialogboksen ikke foran igen, hvis du klikker på Referencer > Krydshenvisning igen?

      Mulige forklaringer på problemet/noget du kan undersøge:
      Hvis det er et nyt problem, der er opstået, hvilket det kan lyde til ud fra din forklaring, er det værd at afklare, om du måske for nylig har installeret/lavet nogle makroer eller installeret tilføjelsesprgrammer (add-ins). Der vil på den måde kunne være noget, som griber ind i, hvordan Word virker. Du kan prøve at afslutte Word og starte Word igen i sikker tilstand og undersøge, om problemet også opstår der. Hvis det ikke gør, kan det være tegn på, at makroer/tilføjelsesprogrammer er årsagen. Du kan åbne et eksisterende dokument i sikker tilstand ved at holde Ctrl-tasten nede, mens du dobbeltklikker på dokumentet i Stifinder – klik Ja i dialogboksen, som vises. Prøv så, om problemet stadig er der (brug sikker tilstand til test og afslut Word igen, når testen er færdig – undlad at redigere dokumenter i sikker tilstand, da mange funktioner er sat ud af funktion).

      Hvis det ikke fører til en løsning, kan du prøve at reparere Office. Om det har nogen effekt er svært at vide.

      Du kan knytte en tastaturgenvej til kommandoen Krydshenvisning. Så bør du kunne bruge denne genvej til at få dialogboksen forrest. En tastaturgenvej kan være nyttig under alle omstændigheder, hvis du tit bruger dialogboksen. Men den rigtige løsning i forhold til problemet er jo at finde årsagen til problemet og få det løst.

  3. Bent Højgaard siger:

    Hej Lene
    Tak for dine forslag.
    Jeg har startet word i sikker tilstand, og så virker dialogboksen krydshenvisning fint. Når jeg går tilbage til normal tilstand er den væk igen.
    Jeg har ikke installeret add-ins for nyligt og der er ingen macroer.
    Jeg har også prøvet at reparere og geninstallere Word uden effekt.
    Som sagt kan jeg se dialogboksen med Alt-tab, men kan ikke vælge den?!?
    mvh
    Bent

    • Lene Fredborg siger:

      Når problemet er væk i fejlsikret tilstand, er der helt sikkert noget kørende ellers, som giver problemet – og det er meget sandsynligt, at det er et tilføjelsesprogram.

      Du har ikke skrevet, hvilken version af Word, du bruger. Derfor kan jeg ikke give dig konkrete anvisningen. Et gæt er, at det kunne være tilføjelsesprogrammet Send to Bluetooth, der er på spil. Hvis programmet er installeret, så prøv at slå programmet fra for at se, om det løser problemet. Se f.eks. her, hvordan du kan slå programmet fra:
      http://merchantstand.com/2014/03/fix-microsoft-office-programs-crashing-disable-bluetooth-add-in/

      Hvis det ikke er Send to Bluetooth, og hvis der findes andre tilføjelsesprogrammer, så prøv at slå dem fra enkeltvis for at finde frem til, om et af dem er årsag til problemet.

  4. Bent Højgaard siger:

    Hej Lene. Jeg har kun tilføjelsesprogrammer for Dymo label writer og Acrobat PDF Maker kørerne. Jeg har prøvet at slå dem fra uden at det ændrer noget. I den forbindelse skulle jeg logge ind som administrator – og så virker krydshenvisningsdialogen pludselig (stadig med de 2 tilføjelsesprogrammer kørerne)? Virker stadig ikke med min egen bruger.
    Det er iøvrigt Office 2013 i 32 bit udgaven, som jeg bruger. mvh Bent

    • Lene Fredborg siger:

      Hej Bent

      Det kunne så tyde på, er der er noget ved din brugeropsætning/brugerprofil, som giver problemerne. Jeg har desværre ikke mulighed for at hjælpe dig med den del.

Skriv kommentar


Subscribe to our mailing list

* indicates required E-mail * Navn *