Sådan kan du redigere brevflettede e-mails enkeltvis, før de bliver sendt

Vil du gerne have mulighed for at redigere brevflettede e-mails enkeltvis, før de bliver sendt? Brevfletning i Word giver mulighed for at sende en e-mail til en hel gruppe modtagere på én gang. Det er effektivt. Det kan dog føles lidt usikkert, hvis man ikke kan tjekke, at alt er i orden, inden alle e-mails er sendt. Der kan også være situationer, hvor man gerne vil tilføje personlige bemærkninger eller andet i nogle e-mails.

Det kan heldigvis lade sig gøre at styre tingene, så brevflettede e-mails ikke bliver sendt med det samme, så du får mulighed for at tjekke eller redigere dem først.

Mulighed 1: Arbejd offline

En mulighed er at arbejde offline, uden forbindelse til internettet. På den måde vil dine e-mails ikke blive sendt, selv om du vælger fanen Forsendelser > Afslut og flet > Send mails (Mailings > Finish & Merge > Send Email Messages). Så vil dine e-mails først blive sendt, når du igen er online.

Mulighed 2: Ændr en indstilling i Outlook

Hvis du bruger Outlook, behøver du dog ikke at være offline for at hindre dine e-mails i at blive sendt med det samme. En indstilling i Outlook giver mulighed for at tilbageholde e-mails, indtil du aktivt vælger at sende dem.

Når du først ved, hvilken indstilling, du skal ændre på, tager det kun et øjeblik at slå den fra eller til.

Sådan ændrer du indstillingen i Outlook

  1. Outlook: Vælg Filer > Indstillinger > Avanceret (File > Options > Advanced).
  2. Outlook: I dialogboksen, som åbnes, i gruppen Send og modtag, slå indstillingen Send straks, når der er oprettet forbindelse, FRA (Send and receive >Send and receive immediately when connected). Klik OK. Se illustrationen nedenfor.
  3. Word: Når e-mailteksten er klar, vælg fanen Forsendelser > Afslut og flet > Send mails (Mailings > Finish & Merge > Send Email Messages).
       
    Nu vil de dannede e-mails blive placeret i udbakken i Outlook i stedet for at blive sendt med det samme.
  4. Outlook: Gå til udbakken, åbn de ønskede e-mails, lav ændringer efter behov og gem og luk dem igen. 
  5. Outlook: Når dine e-mails er klar til at blive sendt, så vælg fanen Send/modtag > knappen Send alle (Send/Receive > Send All).
       
    Alternativt kan du sende/modtage alle e-mails ved at taste F9 eller vælge fanen Send/modtag > Send og modtag alle mapper (Send/Receive > Send/Receive All Folders).
       
    E-mails, som er åbne, bliver ikke sendt.
  6. Outlook: Hvis du vil have Outlook til igen at sende e-mails med det samme, når du har sendt dine brevflettede e-mails, så husk at slå indstillingen i pkt. 1 til igen.
Slå indstillingen Send straks, når der er oprettet forbindelse, FRA for at hindre Outlook i at sende brevflettede e-mails med det samme

Figur 1. Slå indstillingen Send straks, når der er oprettet forbindelse, FRA for at hindre Outlook i at sende brevflettede e-mails med det samme.

Tags:
>