Se også de øvrige artikler om Word-skabeloner under kategorierne Skabeloner og Normal.dot(m) til højre.

Som beskrevet i artiklen Skabeloner i Word – grundlaget for alle dokumenter, er hvert eneste dokument, du opretter i Word, baseret på en skabelon (template). I denne artikel vil jeg gå lidt mere i detaljer med, hvad det betyder for et dokument.

Hvad sker der, når du opretter et Word-dokument?

Når du opretter et nyt dokument, bliver dokumentet automatisk ”født” med diverse egenskaber, som det ”arver” direkte fra den tilknyttede skabelon. Dokumentet ”arver” således:

1. Alle typografier fra skabelonen (styles)
2. Sideopsætning (margener, papirformat mm.) fra skabelonen (page setup)
3. Alt det indhold (tekst, grafik, sidehoved, sidefod mm.), der findes i skabelonen

I første omgang ser dokumentet derfor ud som en kopi af den tilknyttede skabelon.

Hvad arver dokument fra skabelon?

Hvis man har en skabelon for hver type dokument, man har brug for at lave, kan man på den måde gøre det så let som muligt at oprette dokumenter, der har det rigtige udseende og indhold fra starten. Man kan have skabeloner skræddersyet til mange formål som f.eks. brev, følgeskrivelse, fax, tilbud, dagsorden, referat, rapport, kontrakt, specifikation, notat – der er ingen begrænsninger. Man kan have skabeloner, der indeholder mange hundrede sider og masser af tabeller, grafik osv., hvis det kunne være relevant.

Hvis der i de færdige dokumenter er brug for varianter af indholdet, kan det ved hjælp af makroer mm. lade sig gøre at lave sådanne tilretninger let og hurtigt. På den måde kan det lade sig gøre at færdiggøre selv omfattende dokumenter på rekordtid.

Jeg har tidligere skrevet om Normal.dot / Normal.dotm. Hvis et dokument er baseret på en anden skabelon end Normal.dot / Normal.dotm, har dokumentet ingen forbindelse til Normal.dot / Normal.dotm.

Hvad sker der med Word-dokumentet efter oprettelsen?

Så snart et dokument er skabt, påvirker typografier, sideopsætning og andet indhold fra skabelonen ikke længere dokumentet. Nu lever dokumentet sit eget liv.

Hvis du f.eks. ændrer typografierne i en skabelon, vil det normalt ikke ”smitte af” på eksisterende dokumenter, der er baseret på/knyttet til skabelonen. De nye/ændrede typografier vil udelukkende blive ”arvet” af nye dokumenter, du opretter. Det er dog en indstilling, som kan betyde, at ændringer af typografier i en skabelon overføres til eksisterende dokumenter baseret på skabelonen, så snart man åbner et sådant dokument. Dette vil ske, hvis indstillingen Opdater automatisk typografier i dokumenter i dialogboksen Skabeloner og tilføjelsesprogrammer er slået til – og det bør den i almindelighed ikke være (i engelsk version: Templates and Add-Ins > Automatically update document styles).

Det modsatte gør sig også gældende: ændringer, du laver i et dokument, påvirker ikke den skabelon, dokumentet er baseret på.

Ud over typografier, sideopsætning, tekst, grafik o.l. kan en skabelon kan også indeholde en række andre nyttige ting og sager:

1. Makroer
2. Autotekster
3. Værktøjslinjer (som kan bruges til at give let adgang til makroer mm.)
4. Faner i Båndet (Ribbon) i Word 2007 og Word 2010
5. Tastaturgenveje (som kan bruges til at give let adgang til makroer mm.)

Et dokument bliver ved med at have en tilknytning til den skabelon, det blev baseret på ved ”fødslen”, medmindre du aktivt skifter om til en anden skabelon. Så længe et dokument er knyttet en given skabelon, har dokumentet adgang til alle ovennævnte elementer, hvis de findes i skabelonen. Dette kan illustreres sådan:

Hvad kan et Word-dokument bruge fra den tilknyttede skabelon?

Autotekster, makroer, værktøjslinjer, faner og tastaturgenveje bliver ikke kopieret til
dokumentet men findes fortsat kun i skabelonen.

Hvis du f.eks. sender et Word-dokument til en anden person, som ikke har adgang til skabelonen, vil dokumentet forsat have sine typografier, sideopsætningen og selve dokumentindholdet i behold, da det er en del af selve dokumentet. Derimod vil modtageren ikke have mulighed for at bruge de samme makroer, autotekster mm., som du kan bruge, medmindre du også sender skabelonen med.

Flere facts