Bag alt hvad du skriver i Word findes der en typografi (style), som bestemmer, hvordan teksten ser ud. Jeg har tidligere skrevet et par blog-artikler om det vigtige ved at anvende typografier bevidst. Du finder disse artikler her:

Lær at anvende typografier – DEL I
Lær at anvende typografier – DEL II

På tilsvarende måde findes der bag alle dokumenter en skabelon (i engelsk version af Word: template). Når du opretter et nyt dokument, er det altid baseret på en kabelon. Hvis du ikke gør noget bevidst for at vælge en skabelon, er det den skabelon, der hedder Normal.dot eller Normal.dotm, der anvendes. Skabelonen er i dot-format i Word 2003 og tidligere versioner og i dotm-format fra Word 2007.

Når man opretter et dokument, ”arver” dokumentet alle typografier og sideopsætningen fra skabelonen. Hvis skabelonen indeholder tekst eller andet, vil det også komme med i det nye dokument. En skabelon kan desuden indeholde værktøjsliner, autotekster og makroer. Alt dette bliver ikke overført til dokumentet. Dog er det sådan, at et dokument bliver ved med at have et link til den skabelon, det blev baseret på, med mindre du aktivt skifter om til en anden skabelon. Et dokument har adgang til de makroer, autotekster og værktøjslinjer, der findes i den tilknyttede skabelon.

Man kan have lige så mange skabeloner, man ønsker. Man kan således have skabeloner til forskellige dokumenttyper. Skabelonen kan indeholde standardtekst mm., så man ikke skal bruge tid på at lave de samme ting igen og igen. Det er både med til at spare tid og til at sikre konsistens.

Jeg ved af erfaring, at uhyggeligt mange virksomheder – både store og små, nye og gamle – kæmper med dårlige (eller måske manglende) skabeloner i Word. Det koster ekstremt meget spild af tid for brugerne, og det resulterer tit i nogle langt fra professionelt udseende dokumenter.

Gode skabeloner sparer tid og signalerer kvalitet

Gode og gennemarbejdede dokumentskabeloner er grundlaget for at skabe standardiserede, konsistente og professionelt udseende dokumenter på en effektiv måde.

Det er let at oprette en skabelon i Word, men det er ikke nødvendigvis helt let at lave en god skabelon.

Hvis du/din virksomhed har brug for skabeloner og hvis du/I ikke selv har tiden til eller lysten til at kaste jer ud i arbejdet med at lave skabelonerne, har jeg udviklet en løsning, DocTools BasisSkabeloner, som gør det både let og økonomisk overkommeligt at få styr på virksomhedens basisdokumenter.

Forskellige designs til Word-skabeloner

DocTools BasisSkabeloner består af et sæt skabeloner til brev, faktura, følgeskrivelse og tilbud plus en blank skabelon, der kan bruges til andre typer dokumenter. Hele sættet af skabeloner bliver udviklet specielt til den enkelte virksomhed. Man kan vælge imellem en række basis-designs, og dertil kommer en lang række ekstra valgmuligheder. Alle designs er gennemarbejdet, så de giver et professionelt og pænt indtryk både på skærmen og i udskrift. Jeg har programmeret en forfærdelig masse, som hjælper mig med at sikre, at alt bliver lavet korrekt – i skabelonerne har jeg prøvet at tage højde for alt, så det hele også vil virke godt i praksis. Man vil ikke finde tilfældigt definerede typografier og den slags, der kan gøre livet besværligt for brugerne. Desuden kan man f.eks. være sikker på, at adressaten i et brev er placeret sådan, at teksten passer i en standard rudekuvert.

Alt hvad man skal bruge for at træffe sine valg og bestille skabeloner kan hentes via min hjemmeside, www.thedoctools.com. Du finder DocTools BasisSkabeloner under menuen Produkter.

Her er direkte link til den side, hvor du finder al information om DocTools BasisSkabeloner:
Gå til info om DocTools BasisSkabeloner