Artikler om: Skabeloner

Sådan kan du ændre på udseendet af nye dokumenter, du opretter i Word – om skabelonen Normal.dotm

22. april 2013 Lene Fredborg Formatering, Generelle tips, Skabeloner, Word 2007, Word 2010

Share the post "Sådan kan du ændre på udseendet af nye dokumenter, du opretter i Word – om skabelonen Normal.dotm"

Som jeg har forklaret tidligere, f.eks. i artiklen Om skabelonen Normal.dot eller Normal.dotm, er alle dokumenter, du opretter i Word, baseret på en skabelon (template). Som udgangspunkt benyttes skabelonen Normal.dotm (Normal.dot hvis du benytter Word 2003 eller tidligere version) i det tomme dokument, som dukker op når du starter Word eller hvis du opretter et nyt dokument ved at taste Ctrl+N.

For at ændre på udseendet af sådanne nye dokumenter skal du derfor ændre selve skabelonen Normal.dotm – du kan ændre på margener, skrifttype, skriftstørrelse og alle tænkelige andre parametre. I denne artikel vil jeg forklare principperne. Når du skal ændre Normal.dotm, kan du benytte forskellige metoder:

  • Du kan åbne selve skabelonen og lave ændringerne deri, gemme og lukke skabelonen
    eller
  • Du kan lave ændringerne i et dokument, som er baseret på Normal.dotm og for hver type ændring markere, at ændringen skal overføres til skabelonen.

Når du har lavet og gemt ændringer i Normal.dotm, vil ændringerne gælde for nye dokumenter, du opretter, som er baseret på Normal.dotm.

Inden du kaster dig ud i at lave større ændringer i Normal.dotm, bør du læse afsnittet ”Tips om hvad du ikke skal gøre med skabelonen Normal.dotm” sidst i artiklen.

METODE 1 – åbn Normal.dotm og lav ændringer direkte i skabelonen

Word 2007

Følg fremgangsmåden for Word 2010 nedenfor. I pkt.2 skal du klikke på Office-knappen øverst til venstre i Word-vinduet i stedet for at vælge Filer.

Word 2010

  1. Start Word.
  2. Vælg Filer > Åbn (File > Open) eller tast Ctrl+O.
  3. Øverst til venstre i dialogboksen Åbn, klik på Skabeloner (Templates) – se markeringen med rødt i illustrationen nedenfor (Windows 7).
  • Hvis du bruger Windows XP, ser det lidt anderledes ud. Så kan du klikke på Skabeloner, der er tillid til (Trusted Templates).
  • Bemærk: Din Normal.dotm kan være placeret i en mappe med et andet navn end ”Skabeloner”, hvis der er lavet ændringer i forhold til standard.
Figur 1. Klik på Skabeloner (eller det navn, der står i stedet) for at åbne mappen, som indeholder Normal.dotm.

Figur 1. Klik på Skabeloner (eller det navn, der står i stedet) for at åbne mappen, som indeholder Normal.dotm.

 

  1. Indholdet af mappen, som indeholder Normal.dotm, vises nu til højre i dialogboksen. Dobbeltklik på Normal.dotm for at åbne skabelonen eller marker den og klik Åbn.
  2. Tilret nu skabelonen Normal.dotm som ønsket. Du kan f.eks.:
  • Ændre sideopsætning (margener mm.) via dialogboksen Sideopsætning (Page Setup), som du kan åbne ved at klikke på den lille pil nederst til højre i fanen Sidelayout > gruppen Sideopsætning (Page Layout > Page Setup).
  • Ændre typografier. Hvis din Normal.dotm er uændret, vil de fleste typografier være baseret på typografien Normal. Hvis du ændrer på Normal, vil ændringerne således automatisk blive overført til de typografier, der er baseret på den. Du kan f.eks. åbne dialogboksen Rediger typografi (Modify Style) sådan: fanen Startside > gruppen Typografier > højreklik på Normal (Home > Styles). Se illustrationen nedenfor. Nederst til højre i dialogboksen Rediger typografi kan du klikke på Formater (Format) for at få adgang til diverse dialogbokse til indstillinger.
Figur 2. Højreklik på et typografiikon i fanen Startside for at åbne dialogboksen Rediger typografi, hvori du kan ændre typografien som ønsket.

Figur 2. Højreklik på et typografiikon i fanen Startside for at åbne dialogboksen Rediger typografi, hvori du kan ændre typografien som ønsket.

Måske vises den typografi, du vil ændre, ikke som ikon i fanen Startside. Klik på den lille pil i nederste højre hjørne af fanen Startside >gruppen Typografier (Home > Styles). Derved vises ruden Typografier (Style) til højre i vinduet. Højreklik på en typografi og vælg Rediger (Modify). Du kan få adgang til yderligere muligheder, hvis du klikker på 3. ikon fra venstre nederst i ruden, Administrer typografier (Manage Styles).

  1. Når du er færdig med de ønskede tilretninger af typografier mm., gem Normal.dotm og luk skabelonen.

METODE 2 – lav ændringer i et dokument baseret på Normal.dotm og overfør ændringerne fra dokumentet til skabelonen

  1. Start Word.
  2. Hvis der ikke allerede er et nyt, tomt dokument på skærmen, så tast Ctrl+N for at oprette et nyt, tomt dokument, som er baseret på skabelonen Normal.dotm.
  3. Tilret nu sideopsætning og typografier som ønsket. Se info ovenfor om, hvordan du kan åbne dialogbokse til redigering.
  4. For at overføre ændringer fra dit dokument til skabelonen Normal.dotm skal du i de dialogbokse, du benytter til ændringerne, sørge for at markere, at ændringerne skal overføres til skabelonen. Der findes forskellige varianter af knapper til dette. Se eksemplerne vist nedenfor.
Figur 3. Eksempel: I dialogboksen Rediger typografi (Modify Style) skal du slå indstillingen Nye dokumenter baseret på skabelonen til (New documents based on this template), hvis alle indstillingerne fra dialogboksen skal overføres til skabelonen Normal.dotm.

Figur 3. Eksempel: I dialogboksen Rediger typografi (Modify Style) skal du slå indstillingen Nye dokumenter baseret på skabelonen til (New documents based on this template), hvis alle indstillingerne fra dialogboksen skal overføres til skabelonen Normal.dotm.

 

Figur 4. Eksempel: I dialogboksen Sideopsætning (Page Setup) skal du klikke på Standard og vælge Ja i den dialogboks, som åbnes, hvis du ønsker at overføre ændringerne til skabelonen Normal.dotm.

Figur 4. Eksempel: I dialogboksen Sideopsætning (Page Setup) skal du klikke på Standard og vælge Ja i den dialogboks, som åbnes, hvis du ønsker at overføre ændringerne til skabelonen Normal.dotm.

  1. Når du afslutter Word, skal du vælge Ja, hvis du bliver spurgt, om du vil gemme ændringer i skabelonen Normal.dotm. Ellers vil indstillingerne ikke blive gemt deri.

Tips om hvad du ikke skal gøre med skabelonen Normal.dotm

Skabelonen Normal.dotm bliver brugt af Word i mange sammenhænge, f.eks. hvis du laver etiketter (labels). Du skal ikke indsætte indhold i form af tekst, logo, brevhoved eller andet i Normal dotm. Hvis du jævnligt har brug for af lave forskellige typer dokumenter med sammen opsætning, bør du i stedet oprette  skabeloner specifikt til brug for de enkelte typer dokumenter. Når du skal lave en ny skabelon, kan du som udgangspunkt bruge et nyt, tomt dokument eller en eksisterende skabelon eller et dokument, der allerede er helt eller delvis opsat, som du ønsker det. Gem som skabelon ved at vælge Gem som (Save As) eller taste F12 og vælg filtypen ”Word-skabelon (*.dotx)”. Se illustrationen nedenfor.

Figur 4. Vælg Word-skabelon (*.dotx) for at gemme som skabelon (Word template).

Figur 4. Vælg Word-skabelon (*.dotx) for at gemme som skabelon (Word template).

 

Relaterede artikler

Se kategorien Skabeloner til højre.

Share the post "Sådan kan du ændre på udseendet af nye dokumenter, du opretter i Word – om skabelonen Normal.dotm"

One comment , , ,

Sådan kan du få Word til at benytte en anden skabelon end Normal.dotm, når du taster Ctrl+N for at oprette et nyt dokument

8. april 2013 Lene Fredborg Generelle tips, Makroer (VBA), Skabeloner, Tastaturgenveje

Share the post "Sådan kan du få Word til at benytte en anden skabelon end Normal.dotm, når du taster Ctrl+N for at oprette et nyt dokument"

I Word er Ctrl+N genvej til at oprette et nyt, tomt dokument. Som standard baserer Word et sådant dokument på skabelonen Normal.dotm (Normal.dot, hvis du bruger Word 2003 eller tidligere version).

Ved hjælp af en makro kan du få Word til at benytte en anden skabelon i stedet for Normal.dotm når du taster Ctrl+N.

Word giver mulighed for at overskrive en indbygget funktion ved at give en makro samme navn, som den pågældende funktion benytter. I dette tilfælde er navnet FileNewDefault. Du skal altså lave en makro med navnet FileNewDefault og i den makro indbygge kode, der får Word til at foretage sig det, du ønsker skal ske, når du taster Ctrl+N.

Nedenfor finder du en makro, som du kan bruge. Du skal, som anvist i kommentaren i makroen, indsætte den præcise sti til den skabelon, ine dokumenter skal baseres på..

Du kan kopiere makroen og indsætte den i din Normal.dot(m) via makroeditoren. Så vil makroen blive kaldt, hver gang du taster Ctrl+N.

Makro som overskriver indbygget funktion

————MAKRO START————

Public Sub FileNewDefault()

‘Mellem citationstegnene nedenfor skal du indsætte den præcise sti til den skabelon, du vil benytte i stedet for Normal.dot(m)

Const strTemplateFullName As String = “[Her skal du indsætte den præcises sti til din skabelon]”

‘Opret dokument baseret på skabelonen
Documents.Add strTemplateFullName

End Sub

————MAKRO SLUT————

Alternative muligheder

I stedet for at overskrive den indbyggede FileNewDefault, kan du give makroen ovenfor et andet navn. Du kan så knytte en tastaturgenvej til den makro, du har lavet. Hvis du benytter Ctrl+N som tastaturgenvej, vil du få samme effekt som beskrevet ovenfor. Du kan også vælge at benytte en anden tastaturgenvej, så du forsat har en hurtig mulighed for at oprette et tomt dokument – det kan være praktisk i nogle situationer.

Du kan også vælge at føje din makro til værktøjslinjen Hurtig adgang (QAT), så du har en synlig adgang til kommandoen. Se Sådan kan du føje en Word-kommando til værktøjslinjen Hurtig adgang (QAT). I pkt. 3 skal du vælge ”Makroer” i stedet for ”Alle kommandoer”. Så kan du finde din makro i listen, der vises.

Hvis du har brug for hjælp til at installere en makro

Se:
What do I do with macros sent to me by other newsgroup readers to help me out?

Links til relaterede artikler

Du finder flere artikler under kategorien Skabeloner til højre.

Om skabelonen Normal.dot eller Normal.dotm
Word-skabeloner og Word-dokumenter – de forskellige filtyper
Sådan kan du oprette en ny skabelon, som er baseret på en helt ”fabriksny” Normal.dot
/ Normal.dotm
Hvad arver et Word-dokument fra den tilknyttede skabelon?

Share the post "Sådan kan du få Word til at benytte en anden skabelon end Normal.dotm, når du taster Ctrl+N for at oprette et nyt dokument"

4 comments , ,

Sådan kan du oprette en ny skabelon, som er baseret på en helt ”fabriksny” Normal.dot / Normal.dotm

6. januar 2013 Lene Fredborg Formatering, Generelle tips, Skabeloner

Share the post "Sådan kan du oprette en ny skabelon, som er baseret på en helt ”fabriksny” Normal.dot / Normal.dotm"

Når du opretter et nyt dokument i Word, er dokumentet altid baseret på en skabelon (template). Hvis du blot taster Ctrl+N eller klikker på ikonet Nyt tomt dokument (New Blank Document), opretter Word et dokument baseret på din Normal.dotm-skabelon (Normal.dot hvis du bruger Word 2003 eller tidligere version). Dette gælder, medmindre du har lavet om på, hvilken funktion Ctrl+N er knyttet til.

Hvis du har ændret på din Normal.dot/Normal.dotm, vil det således være denne ændrede version, der benyttes som basis for dit nye dokument. Du har måske ændret skrifttype og skriftstørrelse og tilføjet nye typografier (styles). Disse ændringer vil komme med i dit nye dokument.

Hvis du skal oprette en helt ny skabelon, som skal bruges som grundlag for nye dokumenter, og som ikke er ”beslægtet” med din nuværende Normal.dot/Normal.dotm. kan det være en rigtig god idé at sikre sig, at den nye skabelon baseres på en Normal.dot/Normal.dotm, der er 100 % identisk med den version, som Word havde oprindeligt, dvs. en version helt uden dine ændringer. På den måde er du sikker på, at den nye skabelon ikke nedarver tilpasninger fra din Normal.dot(m).

En mulighed er (midlertidigt) at fjerne eller omdøbe din eksisterende Normal.dot(m). Det vil tvinge Word til at oprette en ”fabriksny” Normal.dot(m). Men der er heldigvis en lettere metode, som du kan bruge, uanset hvad du har foretaget med din Normal.dot(m). Nedenfor finder du procedurer til forskellige versioner af Word. Følg den procedure, som passer til din Word-version:

Hvis du bruger Word 2003 eller tidligere version

  1. Vælg Filer > Ny (File > New).
  2. Hvis du bruger Word 2002 og 2003: I opgaveruden, der åbnes, klik på På denne computer (On my computer).
  3. I dialogboksen, der åbnes, klik på fanen Generelt (General).
  4. I ruden med skabeloner, klik på Tomt dokument (Blank document). Klik derefter på knappen Skabelon (Template) i nederste højre hjørne af dialogboksen (se 1. og 2. i Figur 1 nedenfor).
  5. Klik OK.
Figur 1. Dialogboksen Skabeloner (Templates) (her fra en engelsk version af Word 2003).

Figur 1. Dialogboksen Skabeloner (Templates) (her fra en engelsk version af Word 2003).

 

Hvis du bruger Word 2007

  1. Vælg Office-knappen > Ny (Office button > New) (se Figur 2).
Figur 2. Vælg Ny.

Figur 2. Vælg Ny.

  1. I venstre side af dialogboksen, der åbnes, klik på Mine skabeloner (My Templates).
  2. I dialogboksen, der åbnes, sørg for, at fanen Mine skabeloner (My Templates) er valgt. Dialogboksen svarer til den vist i Figur 1, men fanen har et andet navn.
  3. I ruden med skabeloner, klik på Tomt dokument (Blank document). Klik derefter på knappen Skabelon (Template) i nederste højre hjørne af dialogboksen (se 1. og 2. i Figur 1 ovenfor).
  4. Klik OK.

Hvis du bruger Word 2010

Fremgangsmåden i Word 2010 svarer til den beskrevet for Word 2007, men kommandoerne er placeret lidt anderledes:

  1. Klik på fanen Filer (File).
  2. Klik på Ny i venstre side (New).
  3. Øverst i højre del af vinduet, klik på Mine skabeloner (My Templates).
  4. I dialogboksen, der åbnes, sørg for, at fanen Mine skabeloner er valgt. Dialogboksen svarer til den vist i Figur 1, men fanen har et andet navn.
  5. I ruden med skabeloner, klik på Tomt dokument (Blank document). Klik derefter på knappen Skabelon (Template) i nederste højre hjørne af dialogboksen (se 1. og 2. i Figur 1 ovenfor).
  6. Klik OK.

Bemærk

Procedurerne ovenfor forudsætter, at der allerede findes en Normal.dot/Normal.dotm. Hvis du har en helt nyinstalleret Microsoft Word, er der endnu ikke oprettet en Normal.dot/Normal.dotm. Det sker først, når du har haft Word startet og lukket.

Links til relaterede artikler

Du kan finde en række andre artikler om skabeloner på bloggen. Klik på Skabeloner til
højre.

Share the post "Sådan kan du oprette en ny skabelon, som er baseret på en helt ”fabriksny” Normal.dot / Normal.dotm"

No comments , , ,

Sådan bliver du selv herre over, om der bliver gemt ændringer i skabelonen Normal.dot(m),

21. april 2012 Lene Fredborg Generelle tips, Normal.dot(m), Skabeloner

Share the post "Sådan bliver du selv herre over, om der bliver gemt ændringer i skabelonen Normal.dot(m),"

Når du arbejder med Word, er skabelonen Normal.dot (Word 2003 og tidligere versioner)/ Normal.dotm (Word 2007) altid med på arbejde.

Hvis du f.eks. opretter tastaturgenveje, ændrer indstillinger eller gemmer autotekster, er der stor sandsynlighed for, at nogle af de ændringer påvirker Normal.dot(m).

Hvis du bevidst har lavet ændringer, som påvirker Normal.dot(m), er du sikkert interesseret i, at disse ændringer bliver gemt. På den anden side kan det forekomme, at der – bag om ryggen på dig – bliver lavet ændringer i Normal.dot(m). Det kan f.eks. ske, hvis du har installeret et eller andet tilføjelsesprogram til Word, som ikke er lavet hensigtsmæssigt. Som hovedregel bør du selv være herre over, om der skal gemmes ændringer i Normal.dot(m) eller ej.

Det forholder sig imidlertid sådan, at Word som standard er indstillet sådan, at ændringer til Normal.dot(m) automatisk bliver gemt, uden at du bliver spurgt  – og det gælder, uanset om ændringerne er nogen, du reelt ønsker gemt eller ej.

Jeg anbefaler, at du ændrer på den indstilling, så det er dig, der bestemmer, om der skal gemmes ændringer til Normal.dot(m). Det kan du heldigvis let gøre:

Sådan ændrer du indstillingen i Word 2003 eller tidligere version

Vælg Funktioner > Indstillinger > fanen Gem. Slå indstillingen Spørg, om Normal.dot skal gemmes til (Tools > Options > fanen Save > Prompt to save Normal template). Klik OK.

Figur 1 nedenfor viser indstillingen i en engelsk version af Word 2003.

Sådan ændrer du indstillingen i Word 2007

Vælg Office-knappen > Word-indstillinger > kategorien Avanceret. I gruppen Gem, slå Spørg, før skabelonen Normal gemmes til (Office button > Options > Advanced > Save > Prompt before saving Normal template). Klik OK.

Figur 2 nedenfor viser indstillingen i en dansk version af Word 2007.

Sådan ændrer du indstillingen i Word 2010

Vælg Filer > Indstillinger > kategorien Avanceret. I gruppen Gem, slå Spørg, før skabelonen Normal gemmes til (File > Options > Advanced > Save > Prompt before saving Normal template). Klik OK.

Figur 1. Engelsk version af Word 2003.

Figur 1. Engelsk version af Word 2003

 

Figur 2. Dansk version af Word 2007.

Figur 2. Dansk version af Word 2007

 

Hvad sker der, når du lukker Word?

Hvis du har slået indstillingen til som forklaret ovenfor og hvis der er lavet ændringer i Normal.dot(m), som endnu ikke er gemt, vil der blive vist en dialogboks, når du lukker Word:

 

Figur 3. Du bliver spurgt, om du vil gemme ændringer.

Figur 3. Du bliver spurgt, om du vil gemme ændringer.

 

Du bør kun vælge ja, hvis du ved, at du har lavet ændringer, som skal gemmes. Hvis dialogboksen vises, hver gang du lukker Word, er det værd at undersøge, om du f.eks. har et tilføjelsesprogram installeret, som kan være årsagen. En anden mulighed er, at du har en makro – f.eks. i
Normal.dot(m), som er synderen. Så bør du forsøge at få løst problemet ved kilden.

Andre artikler om skabeloner og Normal.dot(m)

Skabeloner i Word – grundlaget for alle dokumenter
Om skabelonen Normal.dot eller Normal.dotm
Håndtering af skabelonen Normal.dot / Normal.dotm i virksomheder
Hvad arver et Word-dokument fra den tilknyttede skabelon?

Share the post "Sådan bliver du selv herre over, om der bliver gemt ændringer i skabelonen Normal.dot(m),"

No comments , ,

Hvad arver et Word-dokument fra den tilknyttede skabelon?

29. marts 2012 Lene Fredborg Generelle tips, Normal.dot(m), Skabeloner, Typografier

Share the post "Hvad arver et Word-dokument fra den tilknyttede skabelon?"

Se også de øvrige artikler om Word-skabeloner under kategorierne Skabeloner og Normal.dot(m) til højre.

Som beskrevet i artiklen Skabeloner i Word – grundlaget for alle dokumenter, er hvert eneste dokument, du opretter i Word, baseret på en skabelon (template). I denne artikel vil jeg gå lidt mere i detaljer med, hvad det betyder for et dokument.

Hvad sker der, når du opretter et Word-dokument?

Når du opretter et nyt dokument, bliver dokumentet automatisk ”født” med diverse egenskaber, som det ”arver” direkte fra den tilknyttede skabelon. Dokumentet ”arver” således:

  1. Alle typografier fra skabelonen (styles)
  2. Sideopsætning (margener, papirformat mm.) fra skabelonen (page setup)
  3. Alt det indhold (tekst, grafik, sidehoved, sidefod mm.), der findes i skabelonen

I første omgang ser dokumentet derfor ud som en kopi af den tilknyttede skabelon.

Hvad arver dokument fra skabelon?

Hvad arver dokument fra skabelon?

 

Hvis man har en skabelon for hver type dokument, man har brug for at lave, kan man på den måde gøre det så let som muligt at oprette dokumenter, der har det rigtige udseende og indhold fra starten. Man kan have skabeloner skræddersyet til mange formål som f.eks. brev, følgeskrivelse, fax, tilbud, dagsorden, referat, rapport, kontrakt, specifikation, notat – der er ingen begrænsninger. Man kan have skabeloner, der indeholder mange hundrede sider og masser af tabeller, grafik osv., hvis det kunne være relevant.

Hvis der i de færdige dokumenter er brug for varianter af indholdet, kan det ved hjælp af makroer mm. lade sig gøre at lave sådanne tilretninger let og hurtigt. På den måde kan det lade sig gøre at færdiggøre selv omfattende dokumenter på rekordtid.

Jeg har tidligere skrevet om Normal.dot / Normal.dotm. Hvis et dokument er baseret på en anden skabelon end Normal.dot / Normal.dotm, har dokumentet ingen forbindelse til Normal.dot / Normal.dotm.

Hvad sker der med Word-dokumentet efter oprettelsen?

Så snart et dokument er skabt, påvirker typografier, sideopsætning og andet indhold fra skabelonen ikke længere dokumentet. Nu lever dokumentet sit eget liv.

Hvis du f.eks. ændrer typografierne i en skabelon, vil det normalt ikke ”smitte af” på eksisterende dokumenter, der er baseret på/knyttet til skabelonen. De nye/ændrede typografier vil udelukkende blive ”arvet” af nye dokumenter, du opretter. Det er dog en indstilling, som kan betyde, at ændringer af typografier i en skabelon overføres til eksisterende dokumenter baseret på skabelonen, så snart man åbner et sådant dokument. Dette vil ske, hvis indstillingen Opdater automatisk typografier i dokumenter i dialogboksen Skabeloner og tilføjelsesprogrammer er slået til – og det bør den i almindelighed ikke være (i engelsk version: Templates and Add-Ins > Automatically update document styles).

Det modsatte gør sig også gældende: ændringer, du laver i et dokument, påvirker ikke den skabelon, dokumentet er baseret på.

Ud over typografier, sideopsætning, tekst, grafik o.l. kan en skabelon kan også indeholde en række andre nyttige ting og sager:

  1. Makroer
  2. Autotekster
  3. Værktøjslinjer (som kan bruges til at give let adgang til makroer mm.)
  4. Faner i Båndet (Ribbon) i Word 2007 og Word 2010
  5. Tastaturgenveje (som kan bruges til at give let adgang til makroer mm.)

Et dokument bliver ved med at have en tilknytning til den skabelon, det blev baseret på ved ”fødslen”, medmindre du aktivt skifter om til en anden skabelon. Så længe et dokument er knyttet en given skabelon, har dokumentet adgang til alle ovennævnte elementer, hvis de findes i skabelonen. Dette kan illustreres sådan:

 

Hvad kan et Word-dokument bruge fra den tilknyttede skabelon?

Hvad kan et Word-dokument bruge fra den tilknyttede skabelon?

Autotekster, makroer, værktøjslinjer, faner og tastaturgenveje bliver ikke kopieret til
dokumentet men findes fortsat kun i skabelonen.

Hvis du f.eks. sender et Word-dokument til en anden person, som ikke har adgang til skabelonen, vil dokumentet forsat have sine typografier, sideopsætningen og selve dokumentindholdet i behold, da det er en del af selve dokumentet. Derimod vil modtageren ikke have mulighed for at bruge de samme makroer, autotekster mm., som du kan bruge, medmindre du også sender skabelonen med.

Flere facts

Hvad  Hvor kan det findes  
Autotekster Kun i skabeloner
Makroer
Værktøjslinjer
Faner i båndet
Tastaturgenveje		 I almindelige dokumenter og i skabelonerI Word 2007 og Word 2010 skal dokumenter og skabeloner være i formatet docm eller dotm for at indeholde makroer. Se artiklen Word-skabeloner og Word-dokumenter – de forskellige filtyper for en oversigt over filtyperne.

 

Share the post "Hvad arver et Word-dokument fra den tilknyttede skabelon?"

No comments ,

Word-skabeloner og Word-dokumenter – de forskellige filtyper

18. marts 2012 Lene Fredborg Generelle tips, Skabeloner

Share the post "Word-skabeloner og Word-dokumenter – de forskellige filtyper"

Se også de øvrige artikler om Word-skabeloner under kategorierne Skabeloner og Normal.dot(m)
til højre.

Hvordan kan du kende en skabelon fra et almindeligt dokument?

Alle filer har en fil-ekstension som fortæller, hvilken type fil det drejer sig om. Fil-ekstension står efter selve navnet på filen og er adskilt fra navnet med et punktum, f.eks. ”Mit Filnavn.doc”.

Hvis du ikke kan se fil-ekstensions på din PC, kan du ændre indstillingen i dit system. Se Sådan gør du skjulte filer synlige og får vist de fulde navne på filer, hvis du har brug for hjælp til at ændre indstillingen.

Fil-ekstensions i Word 2007 og Word 2010

I Word 2007 og Word 2010 findes der fire typer filer:

Filekstension Filtype Filen kan indeholde makroer
docx Almindeligt dokument Nej
dotx Skabelon Nej
docm Almindeligt dokument Ja
dotm Skabelon Ja

Ikonerne for de forskellige filtyper ser forskellige ud. Skabelon-ikoner kan som i tidligere versioner kendes på en gul bjælke øverst. Ikoner for filer, som kan indeholde makroer, har desuden et udråbstegn på gul baggrund til højre i ikonet. Ikonerne i Word 2007- og Word 2010-format er ens – her gemt via Word 2007:

Ikoner for filtyper i Word 2007 og 2010

Ikoner for filtyper i Word 2007 og 2010

Fil-ekstensions i Word 2003 og tidligere versioner

I Word 2003 og tidligere versioner findes der kun to typer filer:

Filekstension Filtype Filen kan indeholde makroer
doc Almindeligt dokument Ja
dot Skabelon Ja

De tilhørende ikoner ser forskellige ud. Selv om du ikke kan se fil-ekstension, kan du derfor kende forskel på filtyperne, hvis du kan se ikonerne. Skabelon-ikoner kan kendes på en gul bjælke øverst:

 

Ikoner for filtyper i Word 2003 og tidligere versioner

Ikoner for filtyper i Word 2003 og tidligere versioner

Sådan ser små ikoner ud

Illustrationerne ovenfor viser store ikoner. Hvis du ser ikonerne i lille udgave, ser de lidt anderledes ud, men princippet er stadig, at skabelon-ikoner har en gul bjælke og Word-2007- og 2010-filer har et udråbstegn, hvis de kan indeholde makroer.

Hvis du har filer i både Word 97-2003-format og i Word 2007- og/eller Word 2010-format, kan du – ud over forskellen på fil-ekstensions – se forskel på ikonerne. Symbolet med ”W” har i Word 2007 og Word 2010 et afrundet hjørne øverst til venstre.

Små ikoner for filtyper

Små ikoner for filtyper

Du kan IKKE ændre et almindeligt Word-dokument til en skabelon ved at rette fil-ekstension

Jeg har set adskillige eksempler på, at almindelige Word-dokumenter var forsøgt ændret til skabeloner ved at ændre fil-ekstension, f.eks. fra doc til dot eller fra docx til dotx. Det kan ikke  lade sig gøre, og det er kun med til at skabe forvirring. Du kan ganske vist rent fysisk ændre fil-ekstension, og filens ikon vil skifte. Men hvis filen i forvejen var et almindeligt Word-dokument, er den det stadig!

Hvis du har et almindeligt dokument men ønsker en skabelon, kan du gemme dokumentet som en skabelon:

Hvis du bruger Word 2007 eller Word 2010, skal du som filtype enten vælge Word-skabelon (*.dotx) eller Word-skabelon med aktiverede makroer (*.dotm).

Hvis du bruger Word 2003 eller tidligere, skal du i dialogboksen Gem som som filtype vælge Dokumentskabelon (*.dot) (Document Template (*.dot))

Gem som skabelon for at ændre et almindeligt dokument til en skabelon

Gem som skabelon for at ændre et almindeligt dokument til en skabelon

 

Share the post "Word-skabeloner og Word-dokumenter – de forskellige filtyper"

No comments , , , , , , ,

Håndtering af skabelonen Normal.dot / Normal.dotm i virksomheder

18. marts 2012 Lene Fredborg Generelle tips, Normal.dot(m), Skabeloner, Word 2007, Word 2010

Share the post "Håndtering af skabelonen Normal.dot / Normal.dotm i virksomheder"

Denne artikel bygger videre på artiklen Om skabelonen Normal.dot eller Normal.dotm. Jeg vil i denne artikel beskrive nogle forhold omkring Normal.dot / Normal.dotm, som er vigtige at forstå i relation til brugen af Word i virksomheder.

Normal.dot / Normal.dotm kan ikke deles mellem flere brugere

Normal.dot / Normal.dotm er designet til at indeholde personlige indstillinger. Skabelonen kan derfor ikke deles mellem flere brugere. Jeg har set flere eksempler på opsætning hos virksomheder, hvor Brugerskabelon-mappen var defineret som en fælles mappe på en server. Det dur ikke. Hver bruger skal have sin egen, helt personlige Normal.dot / Normal.dotm.

Dette er også fremhævet af Microsoft i følgende artikel:

http://support.microsoft.com/kb/811468/da

Nogle grunde til, at det ikke er nogen god idé at overskrive brugernes Normal.dot / Normal.dotm med en ny version, f.eks. ved login

Jeg har set flere eksempler, hvor der i virksomheder har været lavet opsætninger, som bevirker, at alle brugeres Normal.dot / Normal.dotm bevidst bliver overskrevet, f.eks. ved hver login. Det er en meget dårlig løsning.

Normal.dot / Normal.dotm bør være brugerens ejendom. Som bruger kan man effektivisere arbejdet i Word ved at ændre indstillinger, lave sine egne tastaturgenveje, optage/skrive makroer, oprette Autotekster, tilpasse værktøjslinjer mm. Da disse tilpasninger som udgangspunkt gemmes i brugerens Normal.dot / Normal.dotm, mistes tilpasningerne, hvis skabelonen overskrives med en anden version. Ud over de nævnte tilpasninger vil alle tilføjelser til Autokorrektur, der er gemt med formatering, være gemt i brugerens Normal.dot / Normal.dotm. Det betyder, at brugeren også vil miste sådanne Autokorrekturelementer.

Det kan godt være en idé at sørge for, at alle brugeres Normal.dot / Normal.dotm har typografier og sideopsætning, der svarer til de typografier og opsætninger, der benyttes i virksomhedens dokumenter i almindelighed. Optimalt bør alle dokumenter i en virksomhed oprettes på basis af gennemarbejdede skabeloner, som er designet til de relevante formål (brev, notat, referat, tilbud, rapport osv.). Hvis det alligevel skulle ske, at brugere opretter dokumenter, som er baseret på Normal.dot / Normal.dotm, vil forholdsreglerne med at sørge for, at typografier og sideopsætning er tilpasset, hjælpe på det.

Relaterede artikler

Skabeloner i Word – grundlaget for alle dokumenter
Om skabelonen Normal.dot eller Normal.dotm
Sådan gør du skjulte filer synlige og får vist de fulde navne på filer

Share the post "Håndtering af skabelonen Normal.dot / Normal.dotm i virksomheder"

No comments , ,

Om skabelonen Normal.dot eller Normal.dotm

18. marts 2012 Lene Fredborg Generelle tips, Normal.dot(m), Skabeloner, Word 2007, Word 2010

Share the post "Om skabelonen Normal.dot eller Normal.dotm"

Som jeg tidligere har skrevet i artiklen Skabeloner i Word – grundlaget for alle dokumenter, findes der bag alle Word-dokumenter en skabelon (i engelsk version af Word: template). Når du opretter et nyt dokument, er det altid baseret på en skabelon. Hvis du ikke gør noget bevidst for at vælge en skabelon, er det den skabelon, der hedder Normal.dot (i Word 2007: Normal.dotm), der anvendes. Normal.dot
/ Normal.dotm er altså den ”standard-skabelon”, som Word benytter.

Hvis du starter programmet Word uden f.eks. at dobbeltklikke på et Word-dokument, vil programmet som udgangspunkt starte med et nyt, tomt dokument, som er baseret på skabelonen Normal.dot / Normal.dotm.

Normal.dot / Normal.dotm adskiller sig fra andre skabeloner på en række områder. Det vil jeg forklare mere om nedenfor.

A. Kun Word selv kan oprette Normal.dot eller Normal.dotm – du kan ikke

Du kan oprette alle de skabeloner, du ønsker, men du kan ikke selv oprette skabelonen Normal.dot / Normal.dotm – kun Word selv kan oprette en Normal.dot / Normal.dotm, der dur.

Word forhindrer dig faktisk ikke i at oprette et dokument og gemme det som en skabelon med navnet Normal.dot eller Normal.dotm – men lad være med at gøre det, for skabelonen vil ikke virke korrekt.

B. Word virker ikke, hvis der ikke findes en Normal.dot / Normal.dotm-skabelon

Word kan ikke fungere, hvis der ikke findes en Normal.dot / Normal.dotm-skabelon. Hvis du lige har installeret Word, findes der endnu ikke en Normal.dot / Normal.dotm, Word opretter skabelonen, så snart du har taget programmet i brug.

C. Word opretter automatisk en ny Normal.dot / Normal.dotm, hvis du sletter eller omdøber den eksisterende

Hvis du sletter eller omdøber Normal.dot / Normal.dotm, vil Word oprette en ny Normal.dot / Normal.dotm-skabelon, næste gang du bruger programmet. Det kan du udnytte, hvis Normal.dot / Normal.dotm er blevet ødelagt, hvilket kan forekomme. Hvis Word begynder at opføre sig forkert, kan det skyldes, at Normal.dot / Normal.dotm er blevet ødelagt. Du kan uden risiko prøve følgende:

  1. Luk Word.
  2. Find Normal.dot / Normal.dotm (se nedenfor hvordan du kan finde skabelonen). Omdøb filen til f.eks. NormalOLD.dot (eller .dotm).
  3. Prøv så at starte Word igen og afprøv, om problemet er forsvundet.

Hvis du havde ændret den gamle Normal.dot(m) (ændret indstillinger, sideopsætning, typografier, oprettet makroer, oprettet autotekster, oprettet tastaturgenveje osv.), vil du have mistet disse tilpasninger. Du kan kopiere dele af tilpasningerne fra den gamle til den nye skabelon via Assistent (Organizer). Fremgangsmåden ikke forklaret her.

D. Sådan finder du hurtigt Normal.dot / Normal.dotm

Word opererer med forskellige typer af skabeloner: Brugerskabeloner (User templates) og Arbejdsgruppeskabeloner (Workgroup templates). Hver af disse to typer skabeloner er knyttet en bestemt mappe.

Skabelonen Normal.dot / Normal.dotm findes i den mappe, der er defineret som Word’s Brugerskabelon-mappe.

Brugerskabeloner bør altid være personlige og vil oftest være at finde lokalt på brugerens PC. Hvis der anvendes en såkaldt terminalserver, kan skabelonerne godt være placeret på en sådan server, men hver bruger skal stadig have sin egen personlige Brugerskabelon-mappe.

Arbejdsgruppeskabeloner er fælles skabeloner, som kan benyttes af flere brugere. Disse skabeloner kan derfor godt være placeret på en fælles server, som alle brugerne har adgang til.

Som standard er visse filer og mapper skjult for brugeren. Desuden er filtyperne ikke vist i filnavne (”Normal.dot” vil f.eks. være vist som ”Normal”). Du kan ændre dine indstillinger for visning ved at følge vejledningen i artiklen Sådan gør du skjulte filer synlige og får vist de fulde navne på filer.

Nedenfor er forklaret to hurtige metoder til at finde mappen med Brugerskabeloner, som også indeholder Normal.dot / Normal.dotm:

METODE 1 – via Word

  1. Start Word og tast Ctrl+O for at åbne dialogboksen Åbn (Open).
  2. Indtast følgende i Filnavn-feltet i og klik derefter Åbn (se illustrationen nedenfor):
    %appdata%\microsoft\skabeloner

Skriv ”Templates” i stedet for ”Skabeloner” hvis dit system er engelsk.

Det spiller ingen rolle, om du bruger store eller små bogstaver i denne sammenhæng.

Åbn dialogboks - indtast appdata

Åbn dialogboks - indtast appdata

Hvis du har Word 2007 eller 2010, vil du muligvis øverst i listen Søg i i dialogboksen Åbn se Skabeloner, der er tillid til. Dette er et link til mappen med  Brugerskabeloner. Du kan da åbne mappen med Brugerskabeloner ved at klikke på linket (se illustrationen nedenfor).

Åbn skabeloner, der er tillild til

Åbn skabeloner, der er tillild til

METODE 2 – via Stifinder

  1. Åbn en Stifinder.
  2. Indtast følgende i Adresse-feltet i Stifinder eller i dialogboksen Åbn og tast Enter:
    %appdata%\microsoft\skabeloner

Skriv ”Templates” i stedet for ”Skabeloner” hvis dit system er engelsk.

E. Hvor er stien til Brugerskabeloner defineret og kan den ændres?

Standardplaceringen for Brugerskabeloner afhænger af dit system:

 Windows XP – standardplacering af Brugerskabeloner / Normal.dot(m)  
C:\Documents and Settings\[Brugernavn]\Application Data\Microsoft\Skabeloner
Windows Vista, Windows 7 – standardplacering af Brugerskabeloner / Normal.dot(m)  
C:\Users\[Brugernavn\AppData\Roaming\Microsoft\Skabeloner

Hvis du har engelsk system på din PC, hedder mappen Templates i stedet for Skabeloner.

Bemærk, at du kan vælge en anden placering for dine Brugerskabeloner end standardplaceringen (se punkt 2 nedenfor). Jeg anbefaler dog, at man beholder standardplaceringen, medmindre der er en ganske speciel grund til at ændre den.

Nedenfor har jeg forklaret, hvor du finder opsætningen af stien til mappen med Brugerskabeloner:

  1. Start Microsoft Word og følg punkt a, b eller c:
    1. Word 2003 eller tidligere: Vælg Funktioner > Indstillinger > fanen Filplaceringer (Tools > Options > File Locations).
    2. Word 2007: Vælg Office-knappen > Word-indstillinger > kategorien Avanceret > gruppen Generelt > Filplaceringer (Office-knappen >
      Word Options > Advanced > gruppen General > File Locations).
    3. Word 2010: Vælg Filer > Indstillinger > kategorien Avanceret > gruppen Generelt > Filplaceringer (File > Options > Advanced > gruppen General
      > File Locations).
  2. I den åbnede dialogboks, dobbeltklik på Brugerskabeloner i listen (User templates). Derved åbnes dialogboksen Rediger placering (Modify Location). Klik på feltet Søg (Look in) i dialogboksen for at se hele stien til den Brugerskabelon-mappe. Hvis du ønsker en anden placering, kan du vælge en anden mappe via denne dialogboks (men jeg anbefaler stadig, at du beholder standardplaceringen …).
  3. Luk de åbnede dialogbokse (klik OK hvis du har lavet ændringer; ellers kan du blot vælge Annuller/Luk).

Relaterede artikler

Skabeloner i Word – grundlaget for alle dokumenter
Sådan gør du skjulte filer synlige og får vist de fulde navne på filer
Håndtering af skabelonen Normal.dot / Normal.dotm i virksomheder

Share the post "Om skabelonen Normal.dot eller Normal.dotm"

2 comments , ,

Skabeloner i Word – grundlaget for alle dokumenter

9. november 2011 Lene Fredborg Formatering, Skabeloner

Share the post "Skabeloner i Word – grundlaget for alle dokumenter"

Bag alt hvad du skriver i Word findes der en typografi (style), som bestemmer, hvordan teksten ser ud. Jeg har tidligere skrevet et par blog-artikler om det vigtige ved at anvende typografier bevidst. Du finder disse artikler her:

Lær at anvende typografier – DEL I
Lær at anvende typografier – DEL II

På tilsvarende måde findes der bag alle dokumenter en skabelon (i engelsk version af Word: template). Når du opretter et nyt dokument, er det altid baseret på en kabelon. Hvis du ikke gør noget bevidst for at vælge en skabelon, er det den skabelon, der hedder Normal.dot eller Normal.dotm, der anvendes. Skabelonen er i dot-format i Word 2003 og tidligere versioner og i dotm-format fra Word 2007.

Når man opretter et dokument, ”arver” dokumentet alle typografier og sideopsætningen fra skabelonen. Hvis skabelonen indeholder tekst eller andet, vil det også komme med i det nye dokument. En skabelon kan desuden indeholde værktøjsliner, autotekster og makroer. Alt dette bliver ikke overført til dokumentet. Dog er det sådan, at et dokument bliver ved med at have et link til den skabelon, det blev baseret på, med mindre du aktivt skifter om til en anden skabelon. Et dokument har adgang til de makroer, autotekster og værktøjslinjer, der findes i den tilknyttede skabelon.

Man kan have lige så mange skabeloner, man ønsker. Man kan således have skabeloner til forskellige dokumenttyper. Skabelonen kan indeholde standardtekst mm., så man ikke skal bruge tid på at lave de samme ting igen og igen. Det er både med til at spare tid og til at sikre konsistens.

Jeg ved af erfaring, at uhyggeligt mange virksomheder – både store og små, nye og gamle – kæmper med dårlige (eller måske manglende) skabeloner i Word. Det koster ekstremt meget spild af tid for brugerne, og det resulterer tit i nogle langt fra professionelt udseende dokumenter.

Gode skabeloner sparer tid og signalerer kvalitet

Gode og gennemarbejdede dokumentskabeloner er grundlaget for at skabe standardiserede, konsistente og professionelt udseende dokumenter på en effektiv måde.

Det er let at oprette en skabelon i Word, men det er ikke nødvendigvis helt let at lave en god skabelon.

Hvis du/din virksomhed har brug for skabeloner og hvis du/I ikke selv har tiden til eller lysten til at kaste jer ud i arbejdet med at lave skabelonerne, har jeg udviklet en løsning, DocTools BasisSkabeloner, som gør det både let og økonomisk overkommeligt at få styr på virksomhedens basisdokumenter.

Word skabelon - forskellige designs

Forskellige designs til Word-skabeloner

DocTools BasisSkabeloner består af et sæt skabeloner til brev, faktura, følgeskrivelse og tilbud plus en blank skabelon, der kan bruges til andre typer dokumenter. Hele sættet af skabeloner bliver udviklet specielt til den enkelte virksomhed. Man kan vælge imellem en række basis-designs, og dertil kommer en lang række ekstra valgmuligheder. Alle designs er gennemarbejdet, så de giver et professionelt og pænt indtryk både på skærmen og i udskrift. Jeg har programmeret en forfærdelig masse, som hjælper mig med at sikre, at alt bliver lavet korrekt – i skabelonerne har jeg prøvet at tage højde for alt, så det hele også vil virke godt i praksis. Man vil ikke finde tilfældigt definerede typografier og den slags, der kan gøre livet besværligt for brugerne. Desuden kan man f.eks. være sikker på, at adressaten i et brev er placeret sådan, at teksten passer i en standard rudekuvert.

Alt hvad man skal bruge for at træffe sine valg og bestille skabeloner kan hentes via min hjemmeside, www.thedoctools.com. Du finder DocTools BasisSkabeloner under menuen Produkter.

Her er direkte link til den side, hvor du finder al information om DocTools BasisSkabeloner:
Gå til info om DocTools BasisSkabeloner

Share the post "Skabeloner i Word – grundlaget for alle dokumenter"

2 comments , , , ,