Jeg støder jævnligt på spørgsmål fra Word-brugere, der ønsker at vide, hvordan de fjerner det nedtonede fra sidehovedet (eller sidefoden). De vil gerne have, at indholdet i sidehoved og -fod fremstår klart som det øvrige indhold på siderne, mens man arbejdet på et dokument i Udskriftslayout (Print Layout View).

Det korte svar er, at sidehoved og -fod er nedtonet ”by design” fra Microsofts side. Der er derfor ikke mulighed for at ændre på det. Det nedtonede gælder kun, mens man arbejder med dokumentet på skærmen. Hvis man udskriver dokumentet eller skifter til Vis udskrift (Print Preview), fremstår farverne uden nedtoning.

Figur 1. Nedtonet sidehoved.

Sidehoved og -fod er det rette sted at anbringe f.eks. firmalogo, -adresse og sidetal

Ved at placere indhold i sidehoved og -fod, sikrer man sig, at brugeren ikke uden videre kommer til at ændre på det, og man får samtidig mulighed for automatisk at få gentaget indholdet på flere eller alle sider. Ved hjælp af felter kan man desuden få visse informationer til automatisk at skifte afhængigt at indholdet på selve siderne. Det er f.eks. muligt automatisk at få vist den aktuelle kapiteloverskrift i sidehoved eller -fod, uden at man som bruger skal indtaste hver ny overskrift (mere om det i en senere artikel …).

Rent teknisk ligger sidehoved og -fod i et andet ”lag” i Word end indholdet ”nede” på siderne, og det er der mange gode grunde til. Der er også andre indholdselementer, som ligger i et separat ”lag” i Word. Det gælder f.eks. fodnoter og slutnoter. Hvis du arbejder med makroer (programmering) i Word, udgør hvert af disse lag en ”story”. Kun ét ”lag” ad gangen er aktivt, så man kan arbejde i det. Det aktive ”lag” vises med fuld farve, mens øvrige lag vises nedtonet. Hvis du f.eks. aktiverer sidehovedet (gøres hurtigst ved at dobbeltklikke i det), vil du se, at sidehoved og -fod står klart, mens andet indhold på siderne vises nedtonet.

Personligt synes jeg, at det er en hjælp, at det er tydeligt, hvilket ”lag”, der er aktivt, og jeg synes, det virker ganske hensigtsmæssigt, at det øvrige indhold synsmæssigt træder lidt i baggrunden i forhold til det indhold, man er i gang med at koncentrere sig om.

Nogle gode grunde til, at firmalogo og -adresse mm. bør placeres i sidehoved eller -fod

Aha, tænker nogen. Så kan jeg jo bare placere logo mm. på selve siden i stedet for at placere det i sidehoved eller -fod. Så slipper jeg for nedtoningen. Den løsning vil jeg absolut ikke anbefale!

Jeg ser mange Word-skabeloner og -dokumenter, som andre har lavet. I den sammenhæng støder jeg jævnligt på skabeloner, hvor f.eks. logo og firmaadresse ikke er placeret i sidehoved eller -fod, men i stedet på selve siden. Jeg har sjældent mulighed for at spørge den, der har lavet skabelonen, hvorfor løsningen er lavet sådan. Måske det er for at undgå det nedtonede. Generelt synes jeg, det er en meget, meget uhensigtsmæssig løsning. Jeg vil nævne blot nogle af de problemer, der er ved en sådan løsning:

• Brugeren kommer meget let til at slette eller flytte på logo mm.
• Logoer og andre billeder, som ikke er indsat med en ombrydning På linje med tekst, er rent teknisk forankret til et afsnit på samme side. Hvis man sletter et afsnit, slettes også ethvert element, som er forankret til det. Jeg har set eksempler på firmaskabeloner (som man havde betalt en ekstern konsulent for at lave), hvor logo og firmaadresse var indsat, så det var forankret til et afsnit, som brugeren skulle slette – og ingen kunne forstå, hvorfor logo og adresse forsvandt, hver gang en bruger skulle skrive i et dokument baseret på skabelonen. Det var jo ikke just hensigtsmæssigt.
• Hvis der indsættes et billede bagved selve teksten, og hvis dette billede er placeret, så det rager ud i margenerne (f.eks. så det fylder hele siden), ødelægger det mange af de teknikker, der kan bruges til f.eks. hurtigt at markere en linje, et afsnit eller en tabelrække (man kan normalt markere en linje eller en tabelrække ved at klikke i venstre margen, mens man kan markere et helt afsnit ved at dobbeltklikke i venstre margen). Man kommer i stedet til at markere billedet, som derved let bliver flyttet, og arbejdet med teksten kan laves langt mindre effektivt end normalt. Jeg har set adskillige skabeloner lavet på den måde. Jeg ville nødig være tvunget til at være daglig bruger af dem.

Hvis du er ”udsat” for skabeloner, hvor du dagligt oplever problemer som dem beskrevet ovenfor, er der god til at bede om at få dem lavet om, så de er hensigtsmæssige at arbejde med. Det vil spare tid og masser af irritation. Jeg kan tilbyde min assistance til sådanne opgaver.