Artikler om: Formatering

Sådan kan du ændre på udseendet af nye dokumenter, du opretter i Word – om skabelonen Normal.dotm

22. april 2013 Lene Fredborg Formatering, Generelle tips, Skabeloner, Word 2007, Word 2010

Share the post "Sådan kan du ændre på udseendet af nye dokumenter, du opretter i Word – om skabelonen Normal.dotm"

Som jeg har forklaret tidligere, f.eks. i artiklen Om skabelonen Normal.dot eller Normal.dotm, er alle dokumenter, du opretter i Word, baseret på en skabelon (template). Som udgangspunkt benyttes skabelonen Normal.dotm (Normal.dot hvis du benytter Word 2003 eller tidligere version) i det tomme dokument, som dukker op når du starter Word eller hvis du opretter et nyt dokument ved at taste Ctrl+N.

For at ændre på udseendet af sådanne nye dokumenter skal du derfor ændre selve skabelonen Normal.dotm – du kan ændre på margener, skrifttype, skriftstørrelse og alle tænkelige andre parametre. I denne artikel vil jeg forklare principperne. Når du skal ændre Normal.dotm, kan du benytte forskellige metoder:

  • Du kan åbne selve skabelonen og lave ændringerne deri, gemme og lukke skabelonen
    eller
  • Du kan lave ændringerne i et dokument, som er baseret på Normal.dotm og for hver type ændring markere, at ændringen skal overføres til skabelonen.

Når du har lavet og gemt ændringer i Normal.dotm, vil ændringerne gælde for nye dokumenter, du opretter, som er baseret på Normal.dotm.

Inden du kaster dig ud i at lave større ændringer i Normal.dotm, bør du læse afsnittet ”Tips om hvad du ikke skal gøre med skabelonen Normal.dotm” sidst i artiklen.

METODE 1 – åbn Normal.dotm og lav ændringer direkte i skabelonen

Word 2007

Følg fremgangsmåden for Word 2010 nedenfor. I pkt.2 skal du klikke på Office-knappen øverst til venstre i Word-vinduet i stedet for at vælge Filer.

Word 2010

  1. Start Word.
  2. Vælg Filer > Åbn (File > Open) eller tast Ctrl+O.
  3. Øverst til venstre i dialogboksen Åbn, klik på Skabeloner (Templates) – se markeringen med rødt i illustrationen nedenfor (Windows 7).
  • Hvis du bruger Windows XP, ser det lidt anderledes ud. Så kan du klikke på Skabeloner, der er tillid til (Trusted Templates).
  • Bemærk: Din Normal.dotm kan være placeret i en mappe med et andet navn end ”Skabeloner”, hvis der er lavet ændringer i forhold til standard.
Figur 1. Klik på Skabeloner (eller det navn, der står i stedet) for at åbne mappen, som indeholder Normal.dotm.

Figur 1. Klik på Skabeloner (eller det navn, der står i stedet) for at åbne mappen, som indeholder Normal.dotm.

 

  1. Indholdet af mappen, som indeholder Normal.dotm, vises nu til højre i dialogboksen. Dobbeltklik på Normal.dotm for at åbne skabelonen eller marker den og klik Åbn.
  2. Tilret nu skabelonen Normal.dotm som ønsket. Du kan f.eks.:
  • Ændre sideopsætning (margener mm.) via dialogboksen Sideopsætning (Page Setup), som du kan åbne ved at klikke på den lille pil nederst til højre i fanen Sidelayout > gruppen Sideopsætning (Page Layout > Page Setup).
  • Ændre typografier. Hvis din Normal.dotm er uændret, vil de fleste typografier være baseret på typografien Normal. Hvis du ændrer på Normal, vil ændringerne således automatisk blive overført til de typografier, der er baseret på den. Du kan f.eks. åbne dialogboksen Rediger typografi (Modify Style) sådan: fanen Startside > gruppen Typografier > højreklik på Normal (Home > Styles). Se illustrationen nedenfor. Nederst til højre i dialogboksen Rediger typografi kan du klikke på Formater (Format) for at få adgang til diverse dialogbokse til indstillinger.
Figur 2. Højreklik på et typografiikon i fanen Startside for at åbne dialogboksen Rediger typografi, hvori du kan ændre typografien som ønsket.

Figur 2. Højreklik på et typografiikon i fanen Startside for at åbne dialogboksen Rediger typografi, hvori du kan ændre typografien som ønsket.

Måske vises den typografi, du vil ændre, ikke som ikon i fanen Startside. Klik på den lille pil i nederste højre hjørne af fanen Startside >gruppen Typografier (Home > Styles). Derved vises ruden Typografier (Style) til højre i vinduet. Højreklik på en typografi og vælg Rediger (Modify). Du kan få adgang til yderligere muligheder, hvis du klikker på 3. ikon fra venstre nederst i ruden, Administrer typografier (Manage Styles).

  1. Når du er færdig med de ønskede tilretninger af typografier mm., gem Normal.dotm og luk skabelonen.

METODE 2 – lav ændringer i et dokument baseret på Normal.dotm og overfør ændringerne fra dokumentet til skabelonen

  1. Start Word.
  2. Hvis der ikke allerede er et nyt, tomt dokument på skærmen, så tast Ctrl+N for at oprette et nyt, tomt dokument, som er baseret på skabelonen Normal.dotm.
  3. Tilret nu sideopsætning og typografier som ønsket. Se info ovenfor om, hvordan du kan åbne dialogbokse til redigering.
  4. For at overføre ændringer fra dit dokument til skabelonen Normal.dotm skal du i de dialogbokse, du benytter til ændringerne, sørge for at markere, at ændringerne skal overføres til skabelonen. Der findes forskellige varianter af knapper til dette. Se eksemplerne vist nedenfor.
Figur 3. Eksempel: I dialogboksen Rediger typografi (Modify Style) skal du slå indstillingen Nye dokumenter baseret på skabelonen til (New documents based on this template), hvis alle indstillingerne fra dialogboksen skal overføres til skabelonen Normal.dotm.

Figur 3. Eksempel: I dialogboksen Rediger typografi (Modify Style) skal du slå indstillingen Nye dokumenter baseret på skabelonen til (New documents based on this template), hvis alle indstillingerne fra dialogboksen skal overføres til skabelonen Normal.dotm.

 

Figur 4. Eksempel: I dialogboksen Sideopsætning (Page Setup) skal du klikke på Standard og vælge Ja i den dialogboks, som åbnes, hvis du ønsker at overføre ændringerne til skabelonen Normal.dotm.

Figur 4. Eksempel: I dialogboksen Sideopsætning (Page Setup) skal du klikke på Standard og vælge Ja i den dialogboks, som åbnes, hvis du ønsker at overføre ændringerne til skabelonen Normal.dotm.

  1. Når du afslutter Word, skal du vælge Ja, hvis du bliver spurgt, om du vil gemme ændringer i skabelonen Normal.dotm. Ellers vil indstillingerne ikke blive gemt deri.

Tips om hvad du ikke skal gøre med skabelonen Normal.dotm

Skabelonen Normal.dotm bliver brugt af Word i mange sammenhænge, f.eks. hvis du laver etiketter (labels). Du skal ikke indsætte indhold i form af tekst, logo, brevhoved eller andet i Normal dotm. Hvis du jævnligt har brug for af lave forskellige typer dokumenter med sammen opsætning, bør du i stedet oprette  skabeloner specifikt til brug for de enkelte typer dokumenter. Når du skal lave en ny skabelon, kan du som udgangspunkt bruge et nyt, tomt dokument eller en eksisterende skabelon eller et dokument, der allerede er helt eller delvis opsat, som du ønsker det. Gem som skabelon ved at vælge Gem som (Save As) eller taste F12 og vælg filtypen ”Word-skabelon (*.dotx)”. Se illustrationen nedenfor.

Figur 4. Vælg Word-skabelon (*.dotx) for at gemme som skabelon (Word template).

Figur 4. Vælg Word-skabelon (*.dotx) for at gemme som skabelon (Word template).

 

Relaterede artikler

Se kategorien Skabeloner til højre.

Share the post "Sådan kan du ændre på udseendet af nye dokumenter, du opretter i Word – om skabelonen Normal.dotm"

One comment , , ,

Sådan kan du ændre almindelig tekst til Word-felter – makro klar til brug

28. januar 2013 Lene Fredborg Formatering, Generelle tips, Makroer (VBA)

Share the post "Sådan kan du ændre almindelig tekst til Word-felter – makro klar til brug"

Jeg har i en del sammenhænge skrevet om felter i Word. Et felt indeholder instruktioner til Word om, hvad programmet skal gøre. Almindeligt brugte felter er PAGE, som bruges til sidetal, DATE, CREATEDATE m.fl., som bruges til dato/tid, TOC som bruges til indholdsfortegnelser og MERGEFIELD, som bruges til brevfletning.

I Word 2003 og tidligere versioner kan felter indsættes via menuen Indsæt > Felt (Insert > Field). I Word 2007 og 2010 kan du indsætte felter via fanen Insert > gruppen Tekst > Hurtige dele > Felt (Insert > gruppen Text > Quick Parts > Field).

Alle felter kan vises på to forskellige måder: du kan se resultatet eller du kan se feltkoden, dvs. de bagvedliggende instruktioner til Word. Du kan veksle mellem at få vist resultat og feltkoder ved at taste Alt+F9.

Felter er kendetegnet ved, at feltkoden er omkranset af et sæt klammer, som ikke kan indtastes som almindelige tegn. Hvis du manuelt skriver felter, skal feltklammerne laves ved at taste Ctrl+F9.

Se eksemplerne på feltkoder sidst i artiklen.

Der kan laves meget komplekse konstruktioner af felter, hvor der er indbygget parametre (switches), betingelser, felter inde i felter osv. Hvis du leder efter en feltkonstruktion på internettet til at løse en given opgave, vil du tit kunne finde noget, som kan hjælpe dig videre. Der er dog lige den ulempe, at en sådan konstruktion altid være angivet som almindelig tekst og ikke brugbare felter, da det kun er Word, som kan håndtere de rigtige felter. Hvis du nu finder en indviklet feltkonstruktion, som lige præcis kan løse det, du har brug for, kan du derfor ikke bare kopiere koden fra internettet og indsætte den i dit Word-dokument, da feltklammerne jo så er almindeligt ”tuborgklammer” og ikke rigtige feltklammer.

Det kan godt være temmelig indviklet at få opbygget felterne rigtigt. Men der er nyttig hjælp at hente. Via linket nedenfor kan du finde artiklen ”Export field constructions as text”. Her finder du en makro lavet af MVP Paul Edstein. Makroen kan på et øjeblik konvertere almindelig tekst til rigtige felter – du kan frit kopiere den og bruge makroen, hver gang du skal konvertere almindelig tekst til rigtige felter. Du finder den nødvendige instruktion på siden:

http://www.gmayor.com/export_field.htm#TextToField

Eksempler på feltkonstruktioner

Enkel feltkonstruktion Sidetal:
{ Page }
 
 Antal sider:
{ NumPages }
Lidt mere kompleks feltkonstruktion med parametre (switches) Dato:
{ CreateDate \@ ”d. MMMM yyyy” }
 
 Indholdsfortegnelse:
{ TOC \o ”1-4” \h \z \u }
Kompleks feltkonstruktion med betingelser mm.
 
Feltkonstruktioner kan blive langt mere komplekse og omfattende end vist i dette eksempel.		 Feltkonstruktionen nedenfor styrer en række felter af typen
DocProperty. Sammenlagt sørger feltkonstruktionen for, at den korrekte adresseinformation vises på basis af værdien af en række brugerdefinerede dokumentegenskaber og tilknyttede betingelser: En sådan konstruktion kan være ret besværlig at opbygge fejlfrit:
 
{ DocProperty “CompanyName1″ }
{ DocProperty “Address1″ }{IF { DocProperty “Address2″}<> “” ” •
{ DocProperty “Address2″ }” }{IF { DocProperty “Address3″}<> “” ”
{ DocProperty “Address3″ }” }{IF { DocProperty “ZIP” }<> “” ”
{ DocProperty “ZIP” }• ” }{ DocProperty “City” }{IF { DocProperty “Country” }<> “” ” • { DocProperty “Country” }” }

 

Share the post "Sådan kan du ændre almindelig tekst til Word-felter – makro klar til brug"

No comments , , ,

To nyttige tastaturgenveje til oprydning af formatering i Word

12. januar 2013 Lene Fredborg Formatering, Generelle tips, Tastaturgenveje, Typografier

Share the post "To nyttige tastaturgenveje til oprydning af formatering i Word"

Jeg har tidligere helliget en hel artikel på bloggen til tastaturgenvejen F4, som kan spare dig for masser af tid.

Der findes to andre tastaturgenveje, som på samme måde kan fortjene deres egen artikel, og det får de nu, selv om jeg tidligere har nævnt genvejene i andre sammenhænge. Det drejer sig om Ctrl+Mellemrum og Ctrl+Q.

Som forklaret i andre sammenhænge, er der bag hvert eneste afsnit i Word en afsnitstypografi (paragraph style). Definitionen af den anvendte typografi bestemmer, hvordan afsnittet som udgangspunkt bliver formateret. Det gælder skrifttype, skriftstørrelse. linjeafstand, afstand til afsnit før og efter og mange, mange andre ting. Det er imidlertid muligt at lægge alskens afvigende formateringer ”oven på”. Man kan markere hele afsnittet eller dele af det og vælge, at teksten skal se anderledes ud, f.eks. tilføje fed, ændre farve, ændre indryk og afstand efter afsnittet. Dette kaldes direkte formatering (direct formatting). Hvis man i et afsnit anvender en tegntypografi (character style) på en del af afsnittet, virker det også som direkte formatering.

Det er helt i orden at benytte direkte formatering i mindre udstrækning som f.eks. til at føje Fed (Bold) til en del af et afsnit eller til at ændre et enkelt afsnit fra venstrestillet til højrestillet. Det er derimod en meget dårlig løsning af styre det meste af dokumenters opsætning med direkte formatering. Det betyder nemlig, at det er utrolig svært at sikre konsistens i layoutet, at det tager meget længere tid at styre formateringen, og samtidig bliver dokumentet tungere og mindre stabilt at arbejde med. I stedet bør du benytte forskellige typografier til forskellige formål og sikre, at typografierne er defineret, så hvert afsnit som hovedregel ser ud præcis, som det skal – uden direkte formatering.

Direkte formatering er ikke nødvendigvis et resultat af arbejde, der er lavet i Word. Det kan også tænkes, at du har kopieret tekst fra internettet eller et andet sted, som har ført masser af direkte formatering med til dit dokument.

Det er i forbindelse med oprydning i direkte formatering, at Ctrl+Mellemrum og Ctrl+Q kommer ind i billedet. Når du skal rydde op i formatering, kan du meget ofte klare det ved blot at markere teksten og taste Ctrl+Mellemrum efterfulgt af Ctrl+Q (eller i omvendt rækkefølge).

Forklaring

  1. Ctrl+Mellemrum fjerner direkte tegnformatering, som enten er lavet vha. en tegntypografi, eller som er lavet ved at ændre på de indstillinger, der kan indstilles via dialogboksen Skrifttype (Font). Den markerede tekst vender tilbage til den tegnformatering, der er defineret i den underliggende afsnitstypografi. Figur 1 og 2 nedenfor viser indstillingerne, som kan sættes via de to faner i dialogboksen Skrifttype.
  2. Ctrl+Q fjerner direkte afsnitsformatering, som er lavet ved at ændre på de indstillinger, der kan indstilles via dialogboksen Afsnit (Paragraph). Hele afsnittet vender tilbage til den afsnitsformatering, der er defineret i den underliggende afsnitstypografi. Figur 3-5 nedenfor viser indstillingerne, som kan sættes via de to faner i dialogboksen Afsnit og via dialogboksen Tabulatorer (Tabs), som også hører med til afsnitsformatering.

 

Figur 1. Skrifttype > fanen Skrifttype (Font > Font).

Figur 1. Skrifttype - fanen Skrifttype (Font - Font).

Hvis du bruger Word 2003 eller tidligere, er der endnu en fane, Teksteffekter (Text Effects).

Figur 2. Skrifttype > fanen Tegnafstand (Font > Character Spacing).

Figur 2. Skrifttype > fanen Tegnafstand (Font > Character Spacing).

 

Figur 3. Afsnit > fanen Indrykning og afstand (Paragraph > Indents and Spacing).

Figur 3. Afsnit > fanen Indrykning og afstand (Paragraph > Indents and Spacing).

 

Figur 4. Afsnit > fanen Linje- og sideskift (Paragraph > Line and Page Breaks).

Figur 4. Afsnit > fanen Linje- og sideskift (Paragraph > Line and Page Breaks).

 

Figur 5. Tabulatorer (Tabs) – kan f.eks. åbnes via dialogboksen Afsnit.

Figur 5. Tabulatorer (Tabs) – kan f.eks. åbnes via dialogboksen Afsnit.

 

Eksempel på brugen af Ctrl+Mellemrum

Eksempel 1 - direkte formatering, tegn.

Eksempel 1 - direkte formatering, tegn.

Marker sidste afsnit i eksemplet ovenfor og tast Ctrl+Mellemrumén gang. Så er al direkte tegnformatering fjernet, og den markerede tekst har igen den tegntypografi, der er defineret i typografien Normal:

Eksempel 2 - direkte formatering, tegn.

Eksempel 2 - direkte formatering, tegn.

 

Eksempel på brugen af Ctrl+Q

Eksempel 1 - direkte formatering, afsnit.

Eksempel 1 - direkte formatering, afsnit.

 

Marker sidste afsnit i eksemplet ovenfor og tast Ctrl+Q én gang. Så er al direkte afsnitsformatering fjernet, og afsnittet har igen den afsnitstypografi, der er defineret i typografien Normal

Eksempel 2 - direkte formatering, afsnit.

Eksempel 2 - direkte formatering, afsnit.


 

Share the post "To nyttige tastaturgenveje til oprydning af formatering i Word"

No comments , ,

Hold afsnit sammen med næste, hvis afsnittet slutter med kolon – makro klar til brug

9. januar 2013 Lene Fredborg Formatering, Generelle tips, Makroer (VBA)

Share the post "Hold afsnit sammen med næste, hvis afsnittet slutter med kolon – makro klar til brug"

Som led i formateringen af dokumenter bør du tage højde for, at ombrydningen af sider (engelsk: pagination) bliver i orden. Der bør f.eks. aldrig stå en overskrift som det sidste afsnit på en side. Når jeg skriver i Word, sørger jeg normalt også for, at alle afsnit, der slutter med et kolon, står på samme side som det efterfølgende afsnit.

I dialogboksen Afsnit (Paragraph) finder på fanen Linje- og sideskift (Line and Page Breaks) flere indstillinger, som er med til at styre sideombrydningen. En af disse indstillinger er Hold sammen med næste (Keep with next). Se illustrationen nedenfor.

Hold afsnit sammen med næste afsnit.

Hold afsnit sammen med næste afsnit.

 

Hvis du slår Hold sammen med næste til for et afsnit, vil Word tvinge afsnittet til at følge med det næste afsnit, så de to afsnit er på samme side – hvis det sidste af de to afsnit rykker til næste side, følger det første med. For overskrifter kan du let styre det ved at sørge for, at indstillingen Hold sammen med næste er slået til i selve definitionen af overskriftstypografien. Så vil indstillingen automatisk virke for alle afsnit skrevet med den pågældende typografi. Som standard er indstillingen da også slået til i typografierne Overskrift 1-9 (Heading 1-9).

Hvis du har vist formateringsmærker (Ctrl+Shift+8), kan du se en lille sort firkant i margenen ud for et afsnit, hvis Hold sammen med næste er slået til. Det samme gælder, hvis Hold linjer sammen (Keep lines together), Sideskift før (Page break before) eller Skjul linjenumre (Suppress line numbers) er slået til.

Hold sammen med næste kan også bruges på afsnit, der slutter med kolon, så sådanne afsnit automatisk holdes sammen med næste afsnit. Da du kan have brugt typografier, som ikke generelt skal holdes sammen med næste, dur det ikke her at sætte indstillingen på selve typografien. Du kan i stedet manuelt sætte indstillingen på kolon-afsnittene enkeltvis.

Der er dog en lettere metode. Jeg har lavet en makro (programmering), som gør arbejdet for dig på et øjeblik, uanset hvor omfattende dit dokument er. Du finder makroen på følgende side under min hjemmeside, www.thedoctools.com:

http://www.thedoctools.com/index.php?show=mt_keep_with_next_if_colon_at_end_of_paragraph&lang=us

Eksempel – behandling af 10.000 afsnit på mindre end 3 sekunder

Jeg lavede lige en lille test. Jeg lavede et dokument på ca. 6000 sider med næsten 10.000 afsnit. Det tog mindre end 3 sekunder for makroen at gennemgå hele dokumentet og sætte indstillingen på 3.900 afsnit, der sluttede med kolon. Dette er blot et eksempel på, hvor store tidsbesparelser der kan være ved at tænke i automatisering i forhold til opgaver i Word.

Links til relaterede artikler

Lær at anvende typografier – DEL I
Lær at anvende typografier – DEL II
Tips om formateringsmærker – de sære prikker, pile og ¶-tegn, du måske somme tider ser
Oversigt over formateringsmærker i Word
Word tips på min hjemmeside, www.thedoctools.com
Makroer på min hjemmeside, www.thedoctools.com

Share the post "Hold afsnit sammen med næste, hvis afsnittet slutter med kolon – makro klar til brug"

No comments , ,

Højrekliks-menuer eller genvejsmenuer i Word – brug dem og spar tid

7. januar 2013 Lene Fredborg Formatering, Generelle tips, Tastaturgenveje

Share the post "Højrekliks-menuer eller genvejsmenuer i Word – brug dem og spar tid"

Ud over tastaturgenveje i Word er der en anden type generel funktionalitet, som du kan bruge til at spare tid i dit arbejde. Det drejer sig om de menuer, der dukker op, hvis du klikker med højre museknap, mens du arbejder i Word. En sådan menu kaldes også en højrekliks-menu (right-click menu) eller en genvejsmenu (shortcut menu). I det følgende bruger jeg betegnelsen højrekliks-menu, fordi det begreb samtidig fortæller, hvordan man kan få menuen frem.

Hvis du ikke allerede udnytter højrekliks-menuerne flittigt, er det en god idé at prøve at gøre det til en vane.

Det kan være en stor fordel at bruge tastaturet i stedet for musen til så meget som muligt. Dels er det oftest hurtigere, dels undgår du lettere fysiske problemer med musearm ol.

Sådan kan du vise eller fjernet en højrekliks-menu via tastaturet

Du kan heldigvis også få højrekliks-menuer frem via tastaturet – tast Shift+F10. Du kan bruge piletasterne til at bevæge dig op og ned og Enter-tasten til at udføre den markerede kommando.

Dit tastatur har muligvis også en taste, som du kan bruge til at få vist højrekliks-menuer, Program-tasten (Application key). Den findes oftest blandt tasterne til højre for Mellemrumstasten.

Figur 1 nedenfor viser Program-tasten (Application key).

Figur 1. Program-taste (Application key).

Figur 1.

Du kan fjerne en vist højrekliks-menu ved at taste Esc, hvis du alligevel ikke skal bruge den.

Om indholdet i højrekliks-menuer

En højrekliks-menu indeholder kommandoer, som er relevante for lige præcis det indhold, som markøren er placeret i, dvs. at menuen er afhængig af konteksten.

Du vil kunne opleve, at der til tider mangler kommandoer i højrekliks-menuen, som du helt sikkert mener plejer at være der i den givne kontekst. Jeg vil prøve at forklare lidt om, hvordan det virker.

Forskellige højrekliks-menuer til tekst, tabeller og tegnede elementer

I Word er der defineret et stort antal forskellige højrekliks-menuer. Menuerne er defineret for tre hovedkategorier: tekst, tabeller og tegnede elementer. For hver at disse tre kategorier er der defineret forskellige menuer for forskellige typer elementer. For tekst er der f.eks. én menu, der vises, hvis markeringen er i tekst med stavefejl (tekst med rød bølgestreg under) og en anden som vises, hvis markeringen er i en grammatikfejl (tekst med grøn bølgestreg under). I alt er der alene for tekst mere end 40 forskellige højrekliks-menuer, som vises i forskellige situationer.

Eksempel på højrekliks-menuer, som kan redigeres i Word 2003 og tidligere.

Figur 2. Eksempel fra den specielle værktøjslinje, Genvejsmenu (Shortcut Menu), der i Word 2003 og tidligere versioner kan bruges til at redigere højrekliks-menuer, her fra en engelsk version af Word 2003

Menuen ovenfor vises, hvis markøren er i en tabel, og hvis du har markeret mere end én celle. Men der kan være situationer, hvor noget andet vinder over den ”primære” højrekliks-menu.

Eksempel på højrekliks-menu.

Figur 3. Hvis du f.eks. højreklikker i en celle i en tabel, uden at der er markeret tekst, vil du typisk se denne højrekliks-menu..

Lige før markøren i Figur 3 ovenfor er et ord, som er stavet forkert. Hvis jeg i stedet havde placeret markøren i ordet med stavefejl, ville højrekliks-menuen vedr. stavning (kategorien tekst og ikke tabel) blive vist i stedet. Som vist i Figur 4 har den menu et helt andet indhold:

Figur 4. Hvis markøren er placeret i en stavefejl, vises en anden højrekliks-menu end ellers.

Figur 4. Hvis markøren er placeret i en stavefejl, vises en anden højrekliks-menu end ellers.

Tilpasning af højrekliks-menuer

Højrekliks-menuerne er født med diverse kommandoer, men du kan ændre på indholdet, hvis du ønsker det – og hvis du har tålmodighed til det!

Word 2003 og tidligere versioner

I Word 2003 og tidligere versioner er tilpasning af højrekliks-menuer nogenlunde til at have med at gøre. Det kan dog godt forekomme lidt indviklet, for der er rigtig mange varianter at holde styr på, så man skal holde tungen lige i munden. Jeg vil ikke her forklare, hvordan du tilpasser højrekliks-menuer. I stedet vil jeg henvise til en Microsoft-artikel, ”Tilpasse en genvejsmenu”, som du finder via linket nedenfor. Der er desværre ingen illustrationer i artiklen:

http://office.microsoft.com/da-dk/word-help/customize-a-shortcut-menu-HP005192958.aspx

En engelsk version, ”Customize a shortcut menu”, af samme artikel finder du her:

http://office.microsoft.com/en-us/word-help/customize-a-shortcut-menu-HP005192958.aspx

Det er også muligt at ændre højrekliks-menuer ved hjælp af makroer. Du finder et makroeksempel i den artikel, der er linket til under Word 2007 og 2010 nedenfor.

Word 2007 og 2010

I Word 2007 og 2010 er det ikke muligt som i tidligere versioner at tilpasse højrekliks-menuer via brugergrænsefladen. Du er i stedet nødt til at ty til brugen af makroer (VBA), hvis du vil ændre på menuerne. I følgende engelske artikel finder du hjælp til at komme i gang:

http://gregmaxey.mvps.org/Customize_Word2007_SC_Menu_Programatically.htm

Share the post "Højrekliks-menuer eller genvejsmenuer i Word – brug dem og spar tid"

No comments ,

Sådan kan du oprette en ny skabelon, som er baseret på en helt ”fabriksny” Normal.dot / Normal.dotm

6. januar 2013 Lene Fredborg Formatering, Generelle tips, Skabeloner

Share the post "Sådan kan du oprette en ny skabelon, som er baseret på en helt ”fabriksny” Normal.dot / Normal.dotm"

Når du opretter et nyt dokument i Word, er dokumentet altid baseret på en skabelon (template). Hvis du blot taster Ctrl+N eller klikker på ikonet Nyt tomt dokument (New Blank Document), opretter Word et dokument baseret på din Normal.dotm-skabelon (Normal.dot hvis du bruger Word 2003 eller tidligere version). Dette gælder, medmindre du har lavet om på, hvilken funktion Ctrl+N er knyttet til.

Hvis du har ændret på din Normal.dot/Normal.dotm, vil det således være denne ændrede version, der benyttes som basis for dit nye dokument. Du har måske ændret skrifttype og skriftstørrelse og tilføjet nye typografier (styles). Disse ændringer vil komme med i dit nye dokument.

Hvis du skal oprette en helt ny skabelon, som skal bruges som grundlag for nye dokumenter, og som ikke er ”beslægtet” med din nuværende Normal.dot/Normal.dotm. kan det være en rigtig god idé at sikre sig, at den nye skabelon baseres på en Normal.dot/Normal.dotm, der er 100 % identisk med den version, som Word havde oprindeligt, dvs. en version helt uden dine ændringer. På den måde er du sikker på, at den nye skabelon ikke nedarver tilpasninger fra din Normal.dot(m).

En mulighed er (midlertidigt) at fjerne eller omdøbe din eksisterende Normal.dot(m). Det vil tvinge Word til at oprette en ”fabriksny” Normal.dot(m). Men der er heldigvis en lettere metode, som du kan bruge, uanset hvad du har foretaget med din Normal.dot(m). Nedenfor finder du procedurer til forskellige versioner af Word. Følg den procedure, som passer til din Word-version:

Hvis du bruger Word 2003 eller tidligere version

  1. Vælg Filer > Ny (File > New).
  2. Hvis du bruger Word 2002 og 2003: I opgaveruden, der åbnes, klik på På denne computer (On my computer).
  3. I dialogboksen, der åbnes, klik på fanen Generelt (General).
  4. I ruden med skabeloner, klik på Tomt dokument (Blank document). Klik derefter på knappen Skabelon (Template) i nederste højre hjørne af dialogboksen (se 1. og 2. i Figur 1 nedenfor).
  5. Klik OK.
Figur 1. Dialogboksen Skabeloner (Templates) (her fra en engelsk version af Word 2003).

Figur 1. Dialogboksen Skabeloner (Templates) (her fra en engelsk version af Word 2003).

 

Hvis du bruger Word 2007

  1. Vælg Office-knappen > Ny (Office button > New) (se Figur 2).
Figur 2. Vælg Ny.

Figur 2. Vælg Ny.

  1. I venstre side af dialogboksen, der åbnes, klik på Mine skabeloner (My Templates).
  2. I dialogboksen, der åbnes, sørg for, at fanen Mine skabeloner (My Templates) er valgt. Dialogboksen svarer til den vist i Figur 1, men fanen har et andet navn.
  3. I ruden med skabeloner, klik på Tomt dokument (Blank document). Klik derefter på knappen Skabelon (Template) i nederste højre hjørne af dialogboksen (se 1. og 2. i Figur 1 ovenfor).
  4. Klik OK.

Hvis du bruger Word 2010

Fremgangsmåden i Word 2010 svarer til den beskrevet for Word 2007, men kommandoerne er placeret lidt anderledes:

  1. Klik på fanen Filer (File).
  2. Klik på Ny i venstre side (New).
  3. Øverst i højre del af vinduet, klik på Mine skabeloner (My Templates).
  4. I dialogboksen, der åbnes, sørg for, at fanen Mine skabeloner er valgt. Dialogboksen svarer til den vist i Figur 1, men fanen har et andet navn.
  5. I ruden med skabeloner, klik på Tomt dokument (Blank document). Klik derefter på knappen Skabelon (Template) i nederste højre hjørne af dialogboksen (se 1. og 2. i Figur 1 ovenfor).
  6. Klik OK.

Bemærk

Procedurerne ovenfor forudsætter, at der allerede findes en Normal.dot/Normal.dotm. Hvis du har en helt nyinstalleret Microsoft Word, er der endnu ikke oprettet en Normal.dot/Normal.dotm. Det sker først, når du har haft Word startet og lukket.

Links til relaterede artikler

Du kan finde en række andre artikler om skabeloner på bloggen. Klik på Skabeloner til
højre.

Share the post "Sådan kan du oprette en ny skabelon, som er baseret på en helt ”fabriksny” Normal.dot / Normal.dotm"

No comments , , ,

Problemløsning – hvide områder i farvede tabelceller i Word

5. januar 2013 Lene Fredborg Formatering, Problemløsning, Tabeller

Share the post "Problemløsning – hvide områder i farvede tabelceller i Word"

Hvis du arbejder med tabeller i Word, har du sikkert også af og til brug for at anvende baggrundsfarve i celler. Du kan komme ud for, at baggrundsfarven, som i Word-terminologi er kaldt ”skygge” (shading i engelsk version), ikke fylder tabelcellerne helt ud. Der kan forekomme hvide områder, f.eks. nederst i en celle.

Det kan være ret drilsk at finde frem til, hvad der er årsagen til sådanne hvide områder, og hvordan det kan ”kureres”, da mange forskellige indstillinger kan være involveret. Jeg har tidligere lavet en artikel på engelsk, hvori jeg har beskrevet og illustreret alle de forhold, jeg har fundet frem til kan være årsag til problemerne. Artiklen indeholder også tips til, hvordan du kan løse problemerne, hvis de opstår.

Du finder artiklen ”Table cell shading – white space – troubleshooting” her:

http://www.thedoctools.com/index.php?show=wt_cell_shading

Eksempel på tabelcelle, hvor baggrundsfarven ikke dækker hele cellen:

Eksempel på farvet tabelcelle med hvide områder

Eksempel på farvet tabelcelle med hvide områder.

Nedenfor har jeg listet danske og engelske Word-termer, som er relevante i forhold til artiklen:

Engelsk Word-term Dansk Word-term
Table Tabel
Cell Celle
Row Række
Column Kolonne
Shading Skygge
Borders and Shading Kanter og skygge
Apply to Anvend på
Paragraph Afsnit
Space Before Afstand Før
Space After Afstand Efter
Format > Paragraph > Indents and Spacing Formater > Afsnit > Indrykning og afstand
Table Properties Egenskaber for tabel
Options Indstillinger
Layout tab Fanen Layout

Du kan finde andre artikler om tabeller på bloggen. Klik på Tabeller til højre.

Share the post "Problemløsning – hvide områder i farvede tabelceller i Word"

No comments , ,

Hvorfor er sidehoved og -fod i Word-dokumenter nedtonet, så farverne ikke ser rigtige ud?

3. januar 2013 Lene Fredborg Formatering, Generelle tips, Problemløsning, Sidehoved og -fod

Share the post "Hvorfor er sidehoved og -fod i Word-dokumenter nedtonet, så farverne ikke ser rigtige ud?"

Jeg støder jævnligt på spørgsmål fra Word-brugere, der ønsker at vide, hvordan de fjerner det nedtonede fra sidehovedet (eller sidefoden). De vil gerne have, at indholdet i sidehoved og -fod fremstår klart som det øvrige indhold på siderne, mens man arbejdet på et dokument i Udskriftslayout (Print Layout View).

Det korte svar er, at sidehoved og -fod er nedtonet ”by design” fra Microsofts side. Der er derfor ikke mulighed for at ændre på det. Det nedtonede gælder kun, mens man arbejder med dokumentet på skærmen. Hvis man udskriver dokumentet eller skifter til Vis udskrift (Print Preview), fremstår farverne uden nedtoning.

Figur 1. Nedtonet sidehoved.

Figur 1. Nedtonet sidehoved.

Sidehoved og -fod er det rette sted at anbringe f.eks. firmalogo, -adresse og sidetal

Ved at placere indhold i sidehoved og -fod, sikrer man sig, at brugeren ikke uden videre kommer til at ændre på det, og man får samtidig mulighed for automatisk at få gentaget indholdet på flere eller alle sider. Ved hjælp af felter kan man desuden få visse informationer til automatisk at skifte afhængigt at indholdet på selve siderne. Det er f.eks. muligt automatisk at få vist den aktuelle kapiteloverskrift i sidehoved eller -fod, uden at man som bruger skal indtaste hver ny overskrift (mere om det i en senere artikel …).

Rent teknisk ligger sidehoved og -fod i et andet ”lag” i Word end indholdet ”nede” på siderne, og det er der mange gode grunde til. Der er også andre indholdselementer, som ligger i et separat ”lag” i Word. Det gælder f.eks. fodnoter og slutnoter. Hvis du arbejder med makroer (programmering) i Word, udgør hvert af disse lag en ”story”. Kun ét ”lag” ad gangen er aktivt, så man kan arbejde i det. Det aktive ”lag” vises med fuld farve, mens øvrige lag vises nedtonet. Hvis du f.eks. aktiverer sidehovedet (gøres hurtigst ved at dobbeltklikke i det), vil du se, at sidehoved og -fod står klart, mens andet indhold på siderne vises nedtonet.

Personligt synes jeg, at det er en hjælp, at det er tydeligt, hvilket ”lag”, der er aktivt, og jeg synes, det virker ganske hensigtsmæssigt, at det øvrige indhold synsmæssigt træder lidt i baggrunden i forhold til det indhold, man er i gang med at koncentrere sig om.

Nogle gode grunde til, at firmalogo og -adresse mm. bør placeres i sidehoved eller -fod

Aha, tænker nogen. Så kan jeg jo bare placere logo mm. på selve siden i stedet for at placere det i sidehoved eller -fod. Så slipper jeg for nedtoningen. Den løsning vil jeg absolut ikke anbefale!

Jeg ser mange Word-skabeloner og -dokumenter, som andre har lavet. I den sammenhæng støder jeg jævnligt på skabeloner, hvor f.eks. logo og firmaadresse ikke er placeret i sidehoved eller -fod, men i stedet på selve siden. Jeg har sjældent mulighed for at spørge den, der har lavet skabelonen, hvorfor løsningen er lavet sådan. Måske det er for at undgå det nedtonede. Generelt synes jeg, det er en meget, meget uhensigtsmæssig løsning. Jeg vil nævne blot nogle af de problemer, der er ved en sådan løsning:

  • Brugeren kommer meget let til at slette eller flytte på logo mm.
  • Logoer og andre billeder, som ikke er indsat med en ombrydning På linje med tekst, er rent teknisk forankret til et afsnit på samme side. Hvis man sletter et afsnit, slettes også ethvert element, som er forankret til det. Jeg har set eksempler på firmaskabeloner (som man havde betalt en ekstern konsulent for at lave), hvor logo og firmaadresse var indsat, så det var forankret til et afsnit, som brugeren skulle slette – og ingen kunne forstå, hvorfor logo og adresse forsvandt, hver gang en bruger skulle skrive i et dokument baseret på skabelonen. Det var jo ikke just hensigtsmæssigt.
  • Hvis der indsættes et billede bagved selve teksten, og hvis dette billede er placeret, så det rager ud i margenerne (f.eks. så det fylder hele siden), ødelægger det mange af de teknikker, der kan bruges til f.eks. hurtigt at markere en linje, et afsnit eller en tabelrække (man kan normalt markere en linje eller en tabelrække ved at klikke i venstre margen, mens man kan markere et helt afsnit ved at dobbeltklikke i venstre margen). Man kommer i stedet til at markere billedet, som derved let bliver flyttet, og arbejdet med teksten kan laves langt mindre effektivt end normalt. Jeg har set adskillige skabeloner lavet på den måde. Jeg ville nødig være tvunget til at være daglig bruger af dem.

Hvis du er ”udsat” for skabeloner, hvor du dagligt oplever problemer som dem beskrevet ovenfor, er der god til at bede om at få dem lavet om, så de er hensigtsmæssige at arbejde med. Det vil spare tid og masser af irritation. Jeg kan tilbyde min assistance til sådanne opgaver.

Share the post "Hvorfor er sidehoved og -fod i Word-dokumenter nedtonet, så farverne ikke ser rigtige ud?"

No comments , , ,

Problemløsning – centreret tekst står ikke i midten

15. september 2012 Lene Fredborg Formatering, Generelle tips, Problemløsning

Share the post "Problemløsning – centreret tekst står ikke i midten"

Når du vil have tekst i Word til at stå centreret i et område, kan det normalt klares ved at klikke på ikonet Centreret eller ved at taste Ctrl+E, som er den tilhørende tastaturgenvej (se illustrationen nedenfor).

Ikon for centreret tekst

Ikon for centreret tekst

Måske oplever du af og til, at teksten ikke står centreret, selv om Centreret ikonet er slået til. Det kan der være flere grunde til.

Jeg har lavet en video (ca. 7 minutter), hvori jeg viser og forklarer, hvad årsagerne til problemet kan være, og hvordan du let og hurtigt løser problemet.

Videoen er optaget i en dansk udgave af Word 2007. Forklaringerne passer også til Word 2010. I videoen vises dialogboksene Afsnit (Paragraph)og Egenskaber for tabel (Table Properties). Hvis du bruger en tidligere version af Word, kan du åbne dialogboksen Afsnit ved at vælge Formater > Afsnit (Format > Paragraph), og du kan åbne dialogboksen Egenskaber for tabel ved at vælge Tabel > Egenskaber for tabel (Table > Table Properties).

Klik på billedet nedenfor for at starte videoen. For at kunne høre forklaringerne skal du sikre dig, at du har slået højttalerne til.

Problemløsning – centreret tekst står ikke i midten - klik for at se demo

 

Share the post "Problemløsning – centreret tekst står ikke i midten"

No comments ,

Lav en speciel typografi til billeder og andre illustrationer – så er alle indstillinger på plads med det samme

6. august 2012 Lene Fredborg Billeder, Formatering, Generelle tips, Typografier

Share the post "Lav en speciel typografi til billeder og andre illustrationer – så er alle indstillinger på plads med det samme"

I >en anden artikel på bloggen kan du finde en lille video, som viser, hvordan du kan løse problemet, hvis et billede i Word bliver vist som en smal strimmel i stedet for det fulde billede. Den viste løsning er i øvrigt også det, der normalt skal til, hvis du ser tekst, som er skåret af, så du ikke kan se toppen af bogstaverne.

I de skabeloner, jeg laver, opretter jeg altid en speciel afsnits-typografi (paragraph style) til brug for billeder og andre former for illustrationer.

Hvis du ikke er vant til konsekvent og konsistent at udnytte typografier i Word, kan jeg ikke opfordre dig nok til at lære at forstå og at anvende typografier. Det er absolut noget af det allervigtigste i brugen af Word, hvis du vil kunne lave professionelt udseende dokumenter på en effektiv måde. Jeg har tidligere skrevet et par grundlæggende artikler om typografier, som du måske kan have nytte af:

Lær at anvende typografier – DEL I
Lær at anvende typografier – DEL II

Men tilbage til emnet for denne artikel. Her er en liste af de ting, jeg sørger for at få på plads i definitionen af typografien til brug for billeder mm.:

  1. Jeg benytter oftest samme navn til typografien i de forskellige skabeloner. Jeg bruger navnet ”Illustration”, fordi samme navn kan bruges på både dansk og  engelsk, men du kan vælge et navn efter eget ønske.
  2. Når man opretter en typografi, skal man samtidig vælge, hvilken typografi, den skal baseres på. Den nye typografi arver som udgangspunkt alle indstillinger fra basis-typografien. Jeg baserer typografien Illustration på Brødtekst (Body Text), den typografi, som jeg definerer til brug for almindelig brødtekst i dokumenter. Jeg definerer altid Brødtekst til at have afstand efter
    og ingen afstand før. Jeg finder, at det giver bedst styr på afstande generelt (derimod definerer jeg f.eks. overskriftstypografier med afstand både før og efter). Som nævnt i andre sammenhænge, bør typografierne i skabeloner være defineret sådan, at afstande mellem afsnit er en del af typografidefinitionerne, så der aldrig er brug for tomme afsnit (ekstra tast på Enter) til at skabe luft.
  3. I dialogboksen Afsnit > fanen Indrykning og afstand (Paragraph > Indents and Spacing) definerer jeg passende afstand før og efter afsnittet og definerer linjeafstanden som Enkelt (jf. videoen nævnt ovenfor). Jeg vil typisk føje lidt luft til både før og efter typografien.
  4. Hvis der altid skal være en billedtekst (caption) efter et billede/en illustration i den pågældende type dokument, slår jeg indstillingen Hold sammen med næste (Keep with next) til i dialogboksen Afsnit > fanen Linje og -sideskift (Line and Page Breaks). På den måde sikres det, at billedet altid er på samme side som næste afsnit (billedteksten). I det tilfælde sørger jeg også for i typografidefinitionen at sætte Typografi for næste afsnit til Billedtekst  (Caption), hvis det er den typografi, der benyttes til billedtekster. Hvis der ikke skal være billedtekst, slår jeg ikke indstillingen til, og jeg vil da normalt sætte afstanden efter afsnittet til en større værdi og typografien for næste afsnit til Brødtekst.

Hver gang der skal indsættes et en illustration, kan man så blot vælge typografien Illustration, og alle indstillinger er automatisk på plads. Når billedet er indsat, og man taster retur efter afsnittet, skiftes automatisk til den relevante typografi.

Der kan jo altid forekomme noget i et dokument, som af en eller anden grund skal afvige fra standarden. Så kan indstillingerne ændres lokalt for det enkelte billede.

Lidt mere om billeder og tekstombrydning

I Word kan billeder og andre former for illustrationer være indsat på to principielt forskellige måder:

  1. Et billede kan være indsat i tekstlaget i et dokument med den form for ombrydning, der i Word er kaldt på linje med tekst (In line with text), dvs. at billedet opfører sig som et bogstav eller andet tegn. Det flytter med teksten, når du tilføjer indhold ovenfor – det står som en del af et almindeligt afsnit. Du har fuldt styr på billeder og deres placering, hvis du indsætter dem på den måde. Du vil aldrig opleve, at et billede pludselig forsvinder, fordi du sletter tekst et andet sted på siden.
  2. Et billede kan være indsat i tegnelaget i et dokument. Billeder, der er indsat på den måde, kan du flytte til vilkårlige placeringer på en side, f.eks. ved at trække det rundt med musen. Du kan vælge mellem forskellige former for ombrydning, som bestemmer, hvordan tekst kan løbe rundt om billede. Et sådant billede er altid forankret til et afsnit på samme side. Afsnittet kan stå et andet sted på siden – det behøver ikke at være lige i nærheden af billedet. Hvis du sletter afsnittet, forsvinder billedet også. Det kan give anledning til stor forvirring, selv om der er logik bag.

I Word 2003 og tidligere versioner kan du finde indstillingerne for tekstombrydning i dialogboksen Formater billede > fanen Layout (Format Picture > Layout) eller andre varianter at samme dialogboks afhængigt af, hvilken type ”objekt”, det drejer sig om.

Figur 1. Illustrationen viser ikoner for forskellige former for ombrydning.

Figur 1. Illustrationen viser ikoner for forskellige former for ombrydning.

Mit ærinde med denne artikel er ikke at forklare detaljerne i de forskellige former for ombrydning – det er en omfattende sag i sig selv. Men det er vigtigt at forstå forskellen på På linje med tekst og de øvrige.

Alle steder, hvor det er muligt, bruger jeg selv ombrydning på linje med tekst. Jeg bruger kun andre former for ombrydning, hvis jeg ikke har mulighed for at skabe det ønskede layout med på linje med tekst. Jeg laver tit skabeloner, som skal bruges af mange andre, og det er langt lettere for brugere at styre dokumenterne, når billeder og andre illustrationer er indsat på linje med tekst.

Standardindstilling for tekstombrydning – hvor findes de

I Word 2002 og senere versioner kan du vælge, hvordan Word som standard skal indsætte billeder.

Word 2002 og 2003:
Funktioner > Indstillinger > fanen Rediger > Indsæt billeder som (Tools > Options > fanen Edit > Insert/paste pictures as).

Word 2007:
Office-knappen > Word-indstillinger > kategorien Avanceret > gruppen Klip, kopier og sæt ind > Indsæt billeder som (Office-knappen > Word Options > kategorien Advanced > gruppen Cut, copy and paste > Insert/paste pictures as).

Word 2010:
Filer > Indstillinger > kategorien Avanceret > gruppen Klip, kopier og sæt ind > Indsæt billeder som (File > Options > kategorien Advanced > gruppen Cut, copy and paste > Insert/paste pictures as).

Figur 2. Standardindstilling for tekstombrydning – her fra engelsk version af Word 2003.

Figur 2. Standardindstilling for tekstombrydning – her fra engelsk version af Word 2003.

 

Relaterede artikler på bloggen

Lær at anvende typografier – DEL I
Lær at anvende typografier – DEL II
Sådan løser du problemet, hvis et billede i Word kun vises som en smal, vandret strimmel
Sådan kan du bruge Søg og erstat til at udskifte en typografi med en anden

Share the post "Lav en speciel typografi til billeder og andre illustrationer – så er alle indstillinger på plads med det samme"

No comments , ,
« Older Entries