Lene Fredborg, DocTools, har hvert år siden 2008 modtaget den prestigefyldte pris som Microsoft Most Valuable Professional (MVP) i Word – link til information om MVP Award'en DocTools - dokumentautomatisering - add-ins, makroer og skabeloner til Microsoft Word (logo) Dokumentautomatisering
Add-ins & Makroer
Skabeloner
Til Microsoft Word
Dokumentautomatisering, skabeloner (templates), add-ins og makroer til Microsoft Word (grafik)

Bogmærk denne side | Tip en ven om DocTools

Søg thedoctools.com:

Custom Search

Eksempler på DocTools-løsninger

Eksempler på DocTools-løsninger

Nedenfor er listet nogle eksempler på kundespecifikke løsninger, som DocTools har udviklet.

Enkelte af løsningerne er oprindelig udviklet til brug i Word 2003, mens de fleste er udviklet til brug i Word 2007, Word 2010, Word 2013 eller Word 2016. Over tid har mange kunder opgraderet til en nyere version af Microsoft Office. Fælles for alle løsningerne er, at de har virket uden ændringer ved skift til en nyere version af Word.

Office 365 er en abonnementsordning, der indeholder den nyeste version af Office. Hvis man har Office 365 installeret, er det dermed Word 2016, man har, da Office 2016 er den nyeste version.

For hjælp til at finde ud af, hvilken version af Word du har, se How to find out what version of Word you have.

Kontakt DocTools hvis du er interesseret i flere detaljer.

Du vil finde eksempler på forskellige kategorier af løsninger:

Eksempler på løsning af ad hoc-problemer
Eksempler på løsninger til langsigtet brug
Eksempler på andre typer løsninger


Eksempler på løsning af ad hoc-problemer

EKSEMPEL 1

Tilretning af Word-skabeloner til nyt design på sekunder

Virksomheden skulle i forbindelse med nyt design have ændret ca. 400 skabeloner. Skabelonerne indeholdt et stort antal felter, bogmærker, skjult tekst mm. Der var i forbindelse med designændringerne behov for at udskifte sidehoved og fod, indsætte nyt logo, ændre margener mm. Desuden var der brug for opstramning skabelonernes formatering. Samtidig var det meget vigtigt, at intet af det komplekse indhold blev ødelagt.

  • Udvikling af Word-skabelon, der matchede det nye design.
  • Udvikling af add-in med værktøjer til automatisering af alle ændringerne. Ved hjælp af værktøjerne kunne hvert dokument nu opdateres på få sekunder.

EKSEMPEL 2

Tilretning af 12.000 sider på 10 minutter

Virksomheden skulle udsende breve til mange tusinde modtagere. Ved hjælp af brevfletning havde virksomheden opbygget et flettedokument på i alt 12.000 sider. Pga. datakildens sammensætning forekom der imidlertid breve, som skulle fjernes og data, som skulle rettes. Hvis denne opgave skulle løses manuelt, ville den strække sig over adskillige dage, og det ville være stort set umuligt at undgå fejl.

  • DocTools udviklede en makro, som automatisk kunne gennemføre alle de nødvendige rettelser i samtlige 12.000 sider. Brugeren skulle blot aktivere makroen og afvente, at makroen i løbet af 10 minutter udførte arbejdet.

Gå til toppen af siden

Eksempler på løsninger til langsigtet brug

Nedenfor findes eksempler på løsninger bestående af Word-skabeloner og add-ins, som er udviklet med henblik på dagligt brug i virksomheder:

EKSEMPEL 3

+50 brevskabeloner afløst af én "intelligent" brevskabelon

Virksomheden, en stor uddannelsesinstitution, består af mange afdelinger spredt på mange adresser. Der sker jævnligt ændringer i både adresser og afdelinger. Virksomheden havde en skabelon-løsning til breve, hvor adresse og logo indgik i grafik-filer. Det betød, at der var brug for mere end 50 brevskabeloner – en dyr og tidskrævende løsning at vedligeholde og en besværlig løsning at bruge i praksis.

  • Ca. 700 brugere.
  • Én brevskabelon, hvori alle metadata er indsat som felter, der udfyldes automatisk.
  • Løsningen omfatter desuden skabeloner til følgeskrivelse mm. og den funktionalitet til dagsordener, der er beskrevet i næste eksempel.
  • Add-in, der føjer en fane til Båndet (Ribbon), med diverse funktionalitet til oprettelse og formatering af dokumenter.
  • Personlige indstillinger sørger for, at relevante metadata allerede er valgt, når brugeren ved klik på en knap opretter f.eks. et brev. Alle valg vedr. metadata laves i en dialogboks. Felterne i dokumentet opdateres automatisk med de valgte data.
  • Breve mm. kan oprettes på både dansk og engelsk. Brugeren skal blot vælge det ønskede sprog i dialogboksen.

EKSEMPEL 4

Foldere og plakater med flot layout kan nu let laves i Microsoft Word af alle brugere

Virksomheden er den samme som i eksemplet ovenfor. Virksomheden ønskede at gøre det muligt for almindelige Word-brugere af lave plakater og foldere med flot og strømlinet layout, som passer til den fastlagte designlinje.

  • Ca. 700 brugere.
  • Et antal skabeloner til A3, A4 og A5-plakater, som alle er klargjort med baggrundsgrafik mm. og opbygget sådan, at det er let for brugerne at udfylde områder med tekst og billeder, der passer korrekt ind i layoutet.
  • Skabeloner til foldere i flere varianter.
  • Add-in'en, der allerede var udviklet og i brug til andre typer dokumenter, blev udviddet med funktioner til at oprette plakater og foldere, skifte farver på grafik, indsætte billeder i forskellige opsætninger, udskrive 2 A5-foldere pr. A4-ark osv. Funktionerne gør det let for almindelige Word-brugere at lave finesser, som ellers kræver en del erfaring.

EKSEMPEL 5

8 "intelligente" skabeloner og tilhørende add-in kan oprette dokumenter på 19 sprog til 27 koncernselskaber

Virksomheden består af 27 koncernselskaber spredt over hele kloden. Virksomheden ønskede i forbindelse med opgradering til Microsoft Office 2010 at få gennemarbejdet skabeloner mm., så der kom en fælles linje i dokumenterne for alle selskaber, og så vedligeholdelsen og administrationen af skabelonerne blev forenklet. Tidligere havde hvert selskab sit eget sæt skabeloner, som skulle vedligeholdes og distribueres.

DocTools udviklede 8 gennemarbejdede skabeloner til diverse dokumenttyper, og ved hjælp af avancerede makroer samlet i en add-in kan alle 27 selskaber nu generere dokumenter med korrekte firmanavne og adresser på 19 forskellige sprog. Alle sprogspecifikke termer og alle firmanavne og adresser vedligeholdes i særskilte filer, som virksomheden let selv kan opdatere, hvis der sker ændringer.

  • Ca. 1.300 brugere.
  • 8 skabeloner til brev, følgeskrivelse, memo, labels osv., hvori alle metadata er indsat som felter.
  • Add-in, der føjer en fane til Båndet (Ribbon), med diverse funktionalitet til oprettelse og formatering af dokumenter.
  • Personlige indstillinger sørger for, at relevante metadata allerede er valgt, når brugeren ved klik på en knap opretter f.eks. et dokument. Alle valg vedr. metadata laves i en dialogboks. Felterne i dokumentet opdateres automatisk med de valgte data.
  • Alle dokumenttyper kan oprettes på 19 forskellige sprog. Brugeren skal blot vælge det ønskede sprog i dialogboksen.

EKSEMPEL 6

Funktionalitet til oprettelse af dagsordener

Virksomheden, en stor uddannelsesinstitution, afholder mange møder, f.eks. i forskellige udvalg. Punkter til dagsordener kan indleveres af alle, hvorefter der skal opbygges dagsordener til møderne. Virksomheden ønskede en mere effektiv måde at løse alle opgaver på i forbindelse med dagsordener.

  • Ca. 700 brugere.
  • Add-in, der føjer en fane til Båndet (Ribbon), med funktionalitet til oprettelse af dagsordenspunkter. Brugeren indtaster data i en dialogboks, hvorefter der automatisk oprettes et dokument med metadata og diverse overskrifter. Brugeren skriver det relevante indhold og sender dokumentet til den mødeansvarlige.
  • Den mødeansvarlige kan via en knap starte opbygningen af en dagsorden. Via dialogbokse foretages diverse valg. Ved OK opbygges automatisk flere varianter af dagsorden til forskellige instanser. Desuden bliver der også automatisk genereret et dokument, som er klar til referat. Dokumenterne har en forside med tydelig oversigt over alle de data, mødedeltagerne skal bruge.

EKSEMPEL 7

50 avancerede Word-skabeloner og add-in

Virksomheden skulle på en gang opgradere fra Word 2003 til Word 2007 og have implementeret nyt design i alle dokumenter.

  • Ca. 500 brugere.
  • Udvikling af ca. 50 skabeloner med meget komplekst layout, som var fastlagt i en designmanual.
  • Add-in, der føjer en fane til Båndet (Ribbon). Indeholder funktioner til styring af layout og formatering.

EKSEMPEL 8

100-200 siders undervisningsmateriale klar på 1-2 minutter

Virksomheden afholder kurser, hvor en del undervisningsmateriale genbruges på tværs af kurserne.

  • Udvikling af skabelon til virksomhedens undervisningsmateriale.
  • Opsætning af alt undervisningsmateriale.
  • Add-in med værktøjslinje, hvorfra brugerne kan oprette og formatere dokumenter. Via indbyggede funktioner er det muligt med ét valg at igangsætte opbygning af en manual på 100-200 sider. Manualen er klar til print i løbet af 1-2 minutter. Manualen bliver automatisk sammensat af 40-60 filer og lavet med indholdsfortegnelse, logo, sidehoved og -fod mm.
  • Add-in og alt andet materiale er udviklet på engelsk.

EKSEMPEL 9

Add-in til tidsregistrering og kørselsregnskaber

Advokatvirksomhed med Navision-løsning ønskede at effektivisere arbejdet relateret til tidsregistrering og indrapportering af kørselsregnskaber.

  • Ca. 100 brugere.
  • Add-in med værktøjer til tidsregistrering og til indrapportering af kørselsregnskaber.
  • Den enkelte bruger kan let og hurtigt oprette og udfylde formularer til tidsregistrering og kørselsregnskaber. Ved månedens afslutning kan brugeren med et enkelt klik overføre alle data til filer, hvorfra bogholderisystemet automatisk kan hente data. Bogholderiet skal dermed ikke længere indtaste de mange data. Samtidig behøver brugerne ikke længere at håndtere papirversioner af dokumenterne. Dokumenterne er dog udformet med et gennemarbejdet layout, så også en udskrevet udgave er pæn og overskuelig.

EKSEMPEL 10

Advokatløsning til effektivisering af dokumentarbejdet

De fleste advokatvirksomheder benytter et advokatsystem til oprettelse og håndtering af dokumenter. Der er dog oftest mange arbejdsprocesser i forbindelse med Microsoft Word, der kan gøres lettere. DocTools har derfor udviklet en add-in, der kan spare tid for advokatvirksomheder generelt. Der kan evt. være brug for tilpasninger af for at optimere brugen sammen med den enkelte advokatvirksomheds dokumenter.

  • Add-in, der udvider Microsoft Word med en lang række værktøjer, som gør det hurtigere og lettere at skabe dokumenter med korrekt indhold og formatering. Værktøjerne er rettet både mod almindelige brugere og mod superbrugere, der har ansvar for opbygning af skabeloner i Microsoft Word.
  • Løsning lavet til både Microsoft Word 2000-2003 og Microsoft Word 2007-2016. I førstnævnte version er værktøjerne til rådighed fra en speciel værktøjslinje. I sidstnævnte version er værktøjerne til rådighed fra en ekstra fane i Båndet (Ribbon).

EKSEMPEL 11

Klargøring af tekster til oversættelse på få sekunder

Virksomheden, et oversætterhus, har tilknyttet mange freelance-oversættere.

  • Add-in med værktøjer, som på få sekunder kan klargøre tekster til oversættelse. Makroer sørger for at oprette et nyt dokument, hvori alle afsnit er forberedt til oversættelse ved brug af SDL Trados.

EKSEMPEL 12

Add-in til effektiv oprettelse af ansættelseskontrakter

Virkomheden ønskede at kunne oprette ansættelseskontrakter med korrekte data på en effektiv måde.

  • Skabeloner til diverse typer dokumenter inkl. ansættelseskontrakt.
  • Add-in, der føjer en fane til Båndet (Ribbon). Indeholder funktionalitet til styring af layout og formatering af dokumenter i almindelighed. Specialfunktioner til klargøring af ansættelseskontrakter – alle metadata udfyldes i dialogboks og indsættes automatisk i kontrakten.

EKSEMPEL 13

Add-in til opbygning af avancerede spørgeskemaer

Virksomheden gennemfører jævnligt store one-to-one interviews, hvor der benyttes meget omfattende spørgeskemaer (ofte 50-60 sider). Virksomheden ønskede at effektivisere og strømline hele arbejdsprocessen relateret til disse interviews. Hidtil var spørgeskemaerne blevet udformet af de enkelte konsulenter og var blevet udfyldt med håndskrift, hvilket bl.a. betød, at alle data efterfølgende skulle indtastes, før de kunne bearbejdes i analyseprogrammer.

  • Add-in med værktøjslinje, der indeholder funktionalitet til opbygning af avancerede spørgeskemaer med alle typer spørgsmål, indsættelse af billeder osv. Der indgår desuden funktionalitet, som er med til at sikre korrekt udfyldning.
  • Når alle spørgeskemaer er udfyldt, kan data via indbygget funktionalitet overføres til Excel til analyse. Makroer sørger for, at data for forskellige typer af spørgsmål bliver behandlet, så de overføre data i Excel-filen er velegnet til forskellige former for analyse.

EKSEMPEL 14

Add-in til generering af tilbud, inkl. prisberegning mm.

Virksomheden udarbejder mange tilbud på en specifik systemløsning. Tilbuddene er kendetegnet ved, at der kan indgå meget varierende sammensætninger af komponenter og ydelser i varierende antal. Virksomheden har tidligere haft en "tilbudsgenerator", som kun kunne betjenes af én medarbejder. Den løsning er nu erstattet af en DocTools-løsning, som er let at anvende for alle brugere, og som samtidig resulterer i mere professionelt udseende tilbud.

  • Add-in, der føjer en fane til Båndet (Ribbon). Indeholder funktionalitet til oprettelse og redigering af tilbud, generering af e-mail og funktionalitet til styring af layout og formatering af dokumenter i almindelighed.
  • Indholdet i tilbud genereres på basis af én Word-skabelon, som indeholder alle komponenter og ydelser med pris og al beskrivende tekst. Kunden kan tilføje/fjerne komponenter og ydelser, ændre priser mm. efter behov.
  • Oprettelse af et tilbud startes med klik på en knap, og brugeren guides via en serie dialogbokse igennem valg af komponenter, antal mm. På baggrund af brugerens valg genereres der på ganske kort tid et flot opsat tilbud, helt klar til levering.
  • Personlige indstillinger sørger for automatisk indsættelse af sælgerens signatur mm.
  • Brugeren kan med et enkelt klik oprette en e-mail med færdig tekst og det oprettede tilbud vedhæftet som PDF-fil, klar til afsendelse.

Gå til toppen af siden

Eksempler på andre typer løsninger

EKSEMPEL 15

Interaktive dokumenter til forretningsplan, udviklingsplan og opfinderplan

Som led i Vejle Erhvervsudviklings hjælp til virksomheder var der et ønske om at kunne tilbyde hjælp til opbygning af en god forretningsplan, udviklingsplan og opfinderplan.

  • På baggrund af data fra Vejle Erhvervsudvikling har DocTools udviklet interaktive dokumenter til Forretningsplan, Udviklingsplan og Opfinderplan.
  • Dokumenterne er opbygget som formularer, hvor visse dele af indholdet er låst.
  • Dokumenterne indeholder teknik, som er styret af makroer, og som hjælper brugeren undervejs.
  • Dokumenterne indeholder fra starten hele strukturen til en god forretningsplan/udviklingsplan/opfinderplan.

EKSEMPEL 16

Opsætning og layout af håndbøger

Virksomheden havde skrevet indhold til nogle håndbøger. Der var brug for at få alt dette materiale sat op på en overskuelig og brugervenlig måde, som kunne hjælpe med at gøre håndbøgerne til nyttige, daglige arbejdsredskaber.

  • DocTools lavede layout og opsætning af de to håndbøger på hver ca. 150 sider. Håndbøgerne indeholder mange billeder, spørgeskemaer mm. Spørgeskemaerne er lavet, så de kan udfyldes både elektronisk og med håndskrift.

Gå til toppen af siden

Gå til DocTools Ydelser ...

Gå til forsiden...


Copyright © 2006-2017 Lene Fredborg – DocTools ApS – alle rettigheder forbeholdt | Microsoft Word skabeloner (templates) – add-ins – VBA makroer | Spar tid og arbejd mere effektivt i Microsoft Word
Privat politik | Betingelser for brug | Om cookies | Bogmærk denne side | Tip en ven | Links | Kontakt